I. SVRHA

1. Odbor prihvata filozofiju otvorenosti u vođenju svog poslovanja, u uvjerenju da otvorenost proizvodi bolje programe, veću efikasnost u upravljanju programima i organizaciju koja je osjetljivija na javni interes, a manje podložna privatnom interesu. Odbor će voditi svoje poslovanje pod pretpostavkom otvorenosti. Istovremeno, Odbor priznaje i poštuje prava pojedinaca na privatnost kako je predviđeno zakonom. Odbor također priznaje da postoje određeni izuzeci od Zakona o otvorenim sastancima Minnesote, kako je priznato u statutu, gdje je utvrđeno da je, u ograničenim okolnostima, javni interes najbolje zadovoljiti zatvaranjem sastanka Odbora.
    
2. Svrha ove politike je pružiti smjernice za osiguranje prava javnosti da prisustvuje sastancima školskog odbora, a istovremeno zaštititi pravo pojedinca na privatnost u skladu sa zakonom i zatvoriti sastanke kada to zahtijeva javni interes, kako je priznato zakonom.

II. OPŠTA IZJAVA O POLITICI

A. Osim ako zakonom nije izričito drugačije određeno, sve sjednice Odbora su otvorene za javnost.

B. Sastanci će biti zatvoreni samo kada je to izričito dozvoljeno zakonom.

III. DEFINICIJA

„Sastanak“ označava okupljanje najmanje jednog ili više članova Odbora, na kojem članovi raspravljaju, odlučuju ili primaju informacije kao grupa o pitanjima koja se odnose na službene poslove Odbora. Ovaj termin također uključuje sesije učenja i sesije slušanja. Termin ne uključuje prigodno ili društveno okupljanje.

IV. POSTUPCI

A. Sastanci

1. Redovni sastanci

Raspored redovnih sastanaka Odbora čuva se u njegovim glavnim kancelarijama. Ako Odbor odluči održati redovni sastanak u vrijeme ili na mjestu koje se razlikuje od vremena ili mjesta navedenog u njegovom rasporedu, dužan je dati isto obavještenje o sastanku kao i za poseban sastanak. Redovni sastanci uključuju „Studijske sesije“ tokom kojih se Odbor sastaje kako bi raspravljao o pitanjima ili primao informacije, čak i ako Odbor ne glasa formalno.

2. Posebni sastanci

1. Vanredni sastanak je sastanak sazvan u određenu svrhu, često u vrijeme i na drugom mjestu od redovnog sastanka. Za vanredni sastanak, Odbor će objaviti pismenu obavijest o datumu, vremenu, mjestu i svrsi sastanka na glavnoj oglasnoj ploči Distrikta. Radnje Odbora na vanrednom sastanku ograničene su na teme navedene u obavještenju.
    
2. Obavještenje se također šalje poštom ili na drugi način dostavlja svakoj osobi koja je podnijela pisani zahtjev za obavještenje o posebnim sastancima.
    
3. Ova obavijest se mora poslati poštom ili dostaviti najmanje tri dana prije datuma sastanka. Kao alternativa slanju poštom ili dostavljanju obavijest osobama koje su podnijele pisani zahtjev, Odbor može objaviti obavijest jednom, najmanje tri dana prije sastanka, u službenim novinama Distrikta.
    
4. Osoba koja podnosi zahtjev za obavještenje o Vanrednim sjednicama može ograničiti zahtjev na određene teme, u kom slučaju je Upravni odbor dužan poslati obavještenje toj osobi samo u vezi s tim određenim temama.
    
5. Odbor će utvrditi rok važenja zahtjeva za obavještenje o posebnim sastancima i zahtijevati njihovo ponovno podnošenje jednom godišnje. Ne više od 60 dana prije datuma isteka zahtjeva za obavještenje, Odbor će poslati obavještenje o potrebi ponovnog podnošenja svakoj osobi koja je podnijela zahtjev tokom prethodne godine.

3. Hitni sastanci

1. Hitna sjednica je posebna sjednica sazvana zbog okolnosti koje, po mišljenju Upravnog odbora, zahtijevaju hitno razmatranje i ne mogu ispuniti zahtjeve za obavještavanje o sjednicama.
    
2. Hitni sastanak može sazvati predsjedavajući, zapisničar ili većina glasova članova Upravnog odbora.
    
3. Ako se raspravlja ili se po pitanjima koja nisu direktno povezana s vanrednom situacijom, zapisnik sa sastanka mora sadržavati konkretan opis tih pitanja.
    
4. Sljedeće procedure predstavljaju potrebnu obavijest za hitnu sjednicu, a zahtjevi za obavijest za druge posebne sjednice se neće primjenjivati.
    
   1. Odbor će uložiti napore u dobroj vjeri da obavijesti o hitnom sastanku svaki medij koji je podnio pisani zahtjev za obavještenje, ako zahtjev sadrži broj telefona medija.
       
   2. Obavještenje o vanrednoj sjednici dostavlja se telefonom ili na bilo koji drugi način koji se koristi za obavještavanje članova Upravnog odbora.
       
   3. Obavještenje će biti dostavljeno svakom mediju koji je podnio pisani zahtjev za obavještenje čim je to razumno izvodljivo nakon što je obavještenje dostavljeno članovima odbora.
       
   4. Obavještenje mora sadržavati temu sastanka.

4. Prekinuti ili nastavljeni sastanci

Ako je sastanak prekinuta ili nastavljena sjednica prethodnog sastanka, a vrijeme i mjesto održavanja sastanka su utvrđeni tokom prethodnog sastanka i zabilježeni u zapisniku tog sastanka, tada nije potrebno daljnje objavljivanje ili slanje obavještenja poštom.

5. Obavještenje o zatvorenim sastancima

Zahtjevi za obavještavanje opisani u ovoj Politici primjenjuju se podjednako na otvorene i zatvorene sastanke.

6. Stvarna obavijest

Ako osoba primi stvarnu obavijest o sastanku Upravnog odbora najmanje 24 sata prije sastanka, svi zahtjevi za obavještavanje su ispunjeni u odnosu na tu osobu, bez obzira na način prijema obavijesti.

7. Pandemija ili proglašeno vanredno stanje u zdravstvu

U slučaju zdravstvene pandemije ili vanrednog stanja proglašenog prema Minn. Stat. Ch. 12, sastanak se može održati telefonom ili drugim elektronskim sredstvima u skladu sa Minn. Stat. § 13D.021.

B. Glasovi

Glasovi članova Odbora evidentiraju se u dnevniku koji se vodi u tu svrhu, a dnevnik je dostupan javnosti tokom redovnog radnog vremena u administrativnim kancelarijama Distrikta.

C. Pisani materijali

1. Na svakoj otvorenoj sjednici, kopija svih štampanih materijala koji se odnose na tačke dnevnog reda, a koje je pripremio ili distribuirao Odbor ili njegovi zaposleni, a koje su distribuirane ili dostupne svim članovima Odbora, mora biti dostupna u sali za sastanke na uvid javnosti dok Odbor razmatra njihovu temu.
    
2. Ova odredba se ne odnosi na materijale koji zakonom nisu klasificirani kao javni, niti na materijale koji se odnose na tačke dnevnog reda zatvorene sjednice.

D. Podaci

1. Osim kako je opisano u Odjeljku E o zatvorenim sastancima, sastanci ne mogu biti zatvoreni samo zato što podaci o kojima se raspravlja nisu javni podaci.
    
2. Podaci koji nisu javni podaci mogu se raspravljati na otvorenoj sjednici ako se otkrivanje odnosi na pitanje u okviru ovlaštenja Odbora i ako je razumno neophodno za vođenje poslova ili tačke dnevnog reda pred Odborom.
    
3. Podaci o kojima se raspravljalo na otvorenom sastanku zadržavaju prvobitnu klasifikaciju podataka; međutim, zapisnik sa sastanka, bez obzira na oblik, bit će javan.

E. Zatvoreni sastanci

1. Strategija pregovora o radu

1. Odbor može, većinom glasova na javnoj sjednici, odlučiti da održi zatvorenu sjednicu radi razmatranja strategije za pregovore o radu, uključujući strategije ili razvoj pregovora ili raspravu i pregled prijedloga za pregovore o radu.
    
2. Vrijeme i mjesto održavanja zatvorene sjednice bit će objavljeni na javnoj sjednici. Pisani popis članova odbora i svih ostalih osoba prisutnih na zatvorenoj sjednici bit će dostupan javnosti nakon zatvorene sjednice. Zapisnik će se snimati na magnetofon, a snimak će se čuvati dvije godine nakon potpisivanja ugovora o kojem se raspravljalo na sjednici. Snimak će biti dostupan javnosti nakon što Odbor potpiše sve ugovore o radu za tekući budžetski period.

2. Sesije koje je zatvorio Biro za usluge medijacije

Svi pregovori, sesije medijacije i saslušanja između Odbora i njegovih zaposlenika ili njihovih predstavnika su javni sastanci, osim ako komesar Biroa za usluge medijacije ne odredi drugačije. Zatvoreni sastanak mora se elektronski snimiti o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

3. Prethodno razmatranje optužbi

Odbor će zatvoriti jednu ili više sjednica radi preliminarnog razmatranja navoda ili optužbi protiv osobe koja podliježe njegovoj nadležnosti. Ako članovi Odbora zaključe da bi disciplinske mjere bilo koje prirode mogle biti opravdane kao rezultat tih konkretnih optužbi ili navoda, daljnji sastanci ili saslušanja u vezi s tim konkretnim optužbama ili navodima održani nakon donošenja tog zaključka moraju biti otvoreni. Sastanak također mora biti otvoren na zahtjev osobe koja je predmet sastanka. Zatvorena sjednica mora biti elektronski snimljena o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

4. Evaluacije učinka

Odbor može zatvoriti sastanak kako bi procijenio učinak osobe koja podliježe njegovim ovlastima. Odbor će identificirati osobu koja će biti ocijenjena prije zatvaranja sastanka. Na svom sljedećem otvorenom sastanku, Odbor će sažeti svoje zaključke u vezi s evaluacijom. Sastanak mora biti otvoren na zahtjev osobe koja je predmet sastanka. Zatvoreni sastanak mora biti elektronski snimljen o trošku Distrikta, a snimak mora biti osiguran, zaključan i čuvan najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Sigurnost takvih snimaka je odgovornost predsjedavajućeg Odbora. Snimak nije dostupan javnosti.

5. Sastanak advokata i klijenta

Sastanak može biti zatvoren ako to dozvoljava advokatsko-klijentska privilegija. Advokatsko-klijentska privilegija se primjenjuje kada je sudski spor neizbježan ili prijeti, ili kada je Odboru potreban savjet iznad nivoa općeg pravnog savjeta, tj. u vezi s određenim radnjama i njihovim pravnim posljedicama. Sastanak može biti zatvoren radi traženja pravnog savjeta u vezi sa strategijom sudskog spora, ali sama prijetnja da bi sudski spor mogao biti posljedica odlučivanja o nekom pitanju na ovaj ili onaj način ne opravdava sama po sebi zatvaranje sastanka. Prijedlog za zatvaranje sastanka mora konkretno opisati pitanje koje će se raspravljati na zatvorenom sastanku, podložno relevantnim razmatranjima privatnosti i povjerljivosti prema državnom i saveznom zakonu. Zakon ne zahtijeva da se takav sastanak snima.

6. Saslušanje o odbacivanju

1. Saslušanje o otpuštanju licenciranog nastavnika bit će javno ili privatno, po diskreciji nastavnika. Saslušanje u vezi sa stavljanjem nastavnika na nezahtjevno odsustvo bit će javno.
    
2. Saslušanje o isključenju učenika u skladu sa Zakonom o pravednom isključenju učenika bit će zatvoreno, osim ako učenik, roditelj ili staratelj ne zatraži otvoreno saslušanje.
    
3. U slučaju da se saslušanje o otpuštanju nastavnika ili učenika održava pred Odborom i zatvoreno je, zatvoreni sastanak mora se elektronski snimiti o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

7. Treneri; Mogućnost odgovora

1. Ako je Upravni odbor odbio obnoviti ugovor o treniranju s licenciranim ili nelicenciranim glavnim trenerom univerzitetske ekipe, mora obavijestiti trenera u roku od 14 dana o toj odluci.
    
2. Ako trener zatraži razloge za neobnavljanje ugovora, Upravni odbor mora treneru dostaviti razloge u pisanoj formi u roku od 10 dana od prijema zahtjeva.
    
3. Na zahtjev trenera, Školski odbor mora treneru pružiti razumnu priliku da se izjasni o razlozima na sastanku školskog odbora.
    
4. Sastanak može biti otvoren ili zatvoren po izboru trenera, osim ako sastanak nije zatvoren radi rasprave o obrazovnim ili određenim drugim nejavnim podacima, kao što je opisano u Odjeljku E.8.
    
5. Zatvoreni sastanak mora biti elektronski snimljen o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

8. Sastanci za raspravu o određenim nejavnim podacima

a. Bilo koji dio sastanka mora biti zatvoren ako se raspravlja o sljedećim vrstama podataka:

1. Podaci koji bi identifikovali navodne žrtve ili prijavitelje kriminalnog seksualnog ponašanja, nasilja u porodici ili zlostavljanja maloljetnika ili ranjivih odraslih osoba;
    
2. Aktivni istražni podaci prikupljeni ili kreirani od strane agencije za provođenje zakona;
    
3. Podaci o obrazovanju, zdravstveni podaci, medicinski podaci, podaci o socijalnoj zaštiti ili podaci o mentalnom zdravlju koji nisu javni podaci; ili
    
4. Lični medicinski kartoni pojedinca.

b. Zatvoreni sastanak mora biti elektronski snimljen o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

9. Kupovina i prodaja imovine

1. Upravni odbor može zatvoriti sjednicu:
   
   i. odrediti traženu cijenu za nekretnine ili pokretninu koju će Distrikt prodati;
   ii. pregledati povjerljive ili nejavnim podacima o procjeni; i
   iii. razvijati ili razmatrati ponude ili kontraponude za kupovinu ili prodaju nekretnina ili pokretne imovine.

2. Prije zatvaranja sjednice, Upravni odbor mora u zapisniku utvrditi konkretnu nekretninu ili pokretninu koja je predmet zatvorene sjednice.
    
3. Zatvoreni sastanak mora biti snimljen na kasetu o trošku Distrikta. Kaseta se mora čuvati osam godina nakon datuma sastanka i mora biti dostupna javnosti nakon što je sva nepokretna ili lična imovina o kojoj se raspravljalo na sastanku kupljena ili prodata ili je Upravni odbor odustao od kupovine ili prodaje. Nepokretna ili lična imovina koja je predmet Zatvorenog sastanka mora biti posebno identifikovana na kaseti. Spisak članova odbora i svih ostalih osoba prisutnih na Zatvorenom sastanku mora biti dostupan javnosti nakon Zatvorenog sastanka.
    
4. Sporazum postignut na osnovu ponude razmatrane na zatvorenoj sjednici zavisi od njegovog odobrenja od strane Upravnog odbora na otvorenoj sjednici. Stvarna kupovina ili prodaja mora biti odobrena na otvorenoj sjednici, a kupovna ili prodajna cijena je javni podatak.

10. Sigurnosna pitanja

1. Odbor može zatvoriti sastanak radi prijema sigurnosnih brifinga i izvještaja, rasprave o pitanjima vezanim za sigurnosne sisteme, rasprave o procedurama za reagovanje u hitnim slučajevima i rasprave o sigurnosnim nedostacima ili preporukama u vezi s javnim službama, infrastrukturom i objektima, ako bi otkrivanje raspravljanih informacija predstavljalo opasnost za javnu sigurnost ili ugrozilo sigurnosne procedure ili odgovore.
    
2. Finansijska pitanja vezana za sigurnost moraju se razmotriti i sve povezane finansijske odluke moraju se donijeti na otvorenom sastanku.
    
3. Prije zatvaranja sastanka, Upravni odbor se mora osvrnuti na objekte, sisteme, procedure, usluge ili infrastrukturu koji će se razmatrati tokom zatvorenog sastanka.
    
4. Zatvoreni sastanak mora biti snimljen na kasetu o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje četiri godine.

11. Ostali sastanci

Ostali sastanci će biti zatvoreni u skladu sa zakonom, osim kako je gore navedeno. Zatvoreni sastanak mora biti elektronski snimljen o trošku Distrikta, a snimak se mora čuvati najmanje tri godine nakon datuma sastanka. Snimak nije dostupan javnosti.

F. Procedure za zatvaranje sastanka

Odbor će dostaviti obavještenje o zatvorenoj sjednici na isti način kao i o otvorenoj sjednici. Sjednica Školskog odbora može se zatvoriti samo nakon većine glasova na javnoj sjednici. Prije zatvaranja sjednice, Odbor će u zapisniku navesti konkretno ovlaštenje koje dozvoljava zatvaranje sjednice i opisati temu o kojoj će se raspravljati.