JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.9 HIPAA – Zahtjev za izmjenu

Zahtjev za izmjenu

Cilj : Utvrditi smjernice u vezi s pravom pojedinca da zatraži izmjene svojih zaštićenih zdravstvenih informacija.

Politika : Minnetonka ISD #276 će omogućiti pojedincima da zatraže izmjene svojih zaštićenih zdravstvenih podataka, osim ako to nije drugačije zabranjeno ovom politikom ili zakonom.

Postupak :

1. Minnetonka ISD #276 će postupiti po zahtjevu zaposlenika za izmjenu njihovih zaštićenih zdravstvenih podataka u roku od 60 dana od prijema zahtjeva.
    
2. Amandmani koje će Minnetonka ISD #276 unijeti u PHI uključivali bi, ali nisu ograničeni na sljedeće podatke:
    
   1. Demografski podaci pacijenta.
       
   2. Informacije o osiguranju.
       
3. Ako se rok od 60 dana ne može ispuniti, ordinacija će pacijentu dostaviti pismenu izjavu o razlozima kašnjenja i datumu do kojeg će zahtjev biti ispunjen. Ovo će produžiti rok za dodatnih 60 dana.
    
4. Ako se izvrši izmjena zaštićenih zdravstvenih podataka pojedinca (promjena demografskih podataka, dodatak demografskim informacijama itd.), zaposlenik će pravovremeno obavijestiti pacijenta o završetku promjene. Zaposlenik će također zaposleniku navesti pojedince ili subjekte s kojima će se izmjena podijeliti.
    
5. Svi ostali subjekti na koje utiče promjena u PHI, kako je utvrđeno u Minnetonka ISD #276, a koji su podijeljeni sa zaposlenikom, bit će obaviješteni o izmjeni. Pojedinci i subjekti koje je zaposlenik identificirao također će biti obaviješteni. To uključuje, ali nije ograničeno na:
    
   1. Medicinske grupe.
       
   2. Bolnice, centri za snimanje, ambulante.
       
   3. Agencije za naplatu.
       
   4. Kompanije za obradu izvoda.
       
   5. Pogođene osiguravajuće kompanije.
      
      Ako drugi pokriveni entitet obavijesti Minnetonka ISD #276 o izmjeni PHI pacijenata, to će uticati na izmjenu u dosijeu zaposlenika u skladu sa 164.526(e).
       
6. Ako zahtjev za izmjenu uključuje nešto drugo osim gore navedenog u tački (2), zaposlenik će biti upućen podnosiocu zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI). Minnetonka ISD #276 će uputiti zaposlenika natrag u bolnicu, poslovnog saradnika ili drugu odgovarajuću treću stranu da zatraži izmjene svojih zaštićenih zdravstvenih podataka. Primjeri toga bi bili sljedeći:
    
   1. Izmjene obrazaca za saglasnost: Bolnica, poslovni saradnik ili centar u kojem je saglasnost data.
       
   2. Izmjene medicinskih kartona ili dijagnostičkih izvještaja: Bolnice ili medicinske ustanove, prema potrebi.
       
7. Ako, uprkos svemu navedenom, Minnetonka ISD #276 primi zahtjev za izmjenu zaštićenih zdravstvenih informacija zaposlenika, a ništa od navedenog se ne odnosi na njega, te se čini vjerojatnim odbijanje, službenik za zaštitu privatnosti treba biti obaviješten o situaciji.
    
8. Prema uredbi, odbijanje zahtjeva može se podnijeti samo kada se utvrdi da je dotična zaštićena zdravstvena informacija (PHI):
    
   1. Nije kreirano od strane Minnetonka ISD #276.
       
   2. To je za informacije koje nisu dio određenog skupa zapisa.
       
   3. Tačan je i potpun.
       
9. Ako je podnesena izjava o neslaganju, Minnetonka ISD #276 će, nakon obavještenja poslovnog saradnika, dodati tu informaciju svakom budućem objavljivanju zaštićenih zdravstvenih informacija na koje se neslaganje odnosi. Ako nije podnesena izjava o neslaganju, zahtjev za izmjenu i odbijanje bit će uključen u svako buduće objavljivanje zaštićenih zdravstvenih informacija koje se odnose na neslaganje, samo ako je pojedinac zatražio tu radnju.
    
10. Sve gore navedene radnje koje se odnose na podnošenje odbijanja od strane poslovnih saradnika bit će obrađene uz pomoć službenika za zaštitu privatnosti.

Ref : §164.524

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.10 HIPAA – Zahtjev za povjerljive informacije

Zahtjev za povjerljive informacije

Cilj : Utvrditi smjernice u vezi s pravom pojedinaca da zatraže da im se zaštićene zdravstvene informacije dostave putem povjerljive komunikacije.

Politika : Minnetonka ISD #276 će omogućiti pojedincima da zatraže da se PHI dostavi pojedincu putem povjerljive komunikacije u skladu sa standardom privatnosti.

Postupak :

11. Minnetonka ISD #276 će postupiti po zahtjevu zaposlenika za primanje komunikacija na povjerljiv način (putem alternativnih lokacija ili komunikacija) kontaktiranjem poslovnog saradnika. Minnetonka ISD #276 neće direktno postupati po bilo kojem zahtjevu ove prirode od strane pojedinca u vezi s objavom njihovih zaštićenih zdravstvenih podataka.
     
12. Minnetonka ISD #276 će slijediti upute poslovnog saradnika nakon što zahtjev za povjerljivu komunikaciju bude podnesen.
     
13. Minnetonka ISD #276 će slijediti sva uputstva poslovnog saradnika, tako da su ispunjeni zahtjevi propisa o privatnosti:
     
    1. Minnetonka ISD #276 može zatražiti od pojedinca da podnese zahtjev za povjerljivu komunikaciju u pisanoj formi. Minnetonka ISD #276 će čuvati memorandum o zahtjevu i evidentirati ga u dosijeu zaposlenika. Ne može se tražiti objašnjenje razloga zahtjeva.
        
    2. Odjel za unutrašnje poslove Minnetonke broj 276 će utvrditi razumnost zahtjeva u smislu administrativnih poteškoća. Odjel za unutrašnje poslove Minnetonke broj 276 će slijediti sva uputstva zaposlenika o alternativnim metodama komunikacije za zaposlenika. Zaposlenici će sve zahtjeve proslijediti službeniku za zaštitu privatnosti.

Ref : §164.522(b); 164.502(h)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.11 HIPAA – Zahtjev za ograničenje otkrivanja informacija

Zahtjev za ograničenje otkrivanja informacija

Cilj : Utvrditi smjernice u vezi s pravom pojedinca da zatraži ograničenja u objavljivanju zaštićenih zdravstvenih podataka za liječenje, plaćanje i zdravstvene operacije.

Politika : Minnetonka ISD #276 će omogućiti pojedincima da zatraže da se PHI ograniči u pogledu otkrivanja informacija za liječenje, plaćanje i zdravstvene operacije u skladu sa standardom privatnosti.

Postupak :

14. Odjel za unutrašnje poslove Minnetonke broj 276 će postupiti po zahtjevu zaposlenika za ograničavanje otkrivanja zaštićenih zdravstvenih podataka tek nakon što proslijedi zahtjev ili uputi zaposlenika poslovnom saradniku na odobrenje zahtjeva.
     
15. Minnetonka ISD #276 će slijediti upute poslovnog saradnika nakon što riješe zahtjev za ograničenje otkrivanja informacija.
     
16. Minnetonka ISD #276 će slijediti sva uputstva poslovnog saradnika, tako da se ispune zahtjevi propisa o privatnosti u skladu sa 164.522(a) i 164.510(b) kako je odredio službenik za privatnost Minnetonka ISD #276. Minnetonka ISD #276 će dokumentovati sva ograničenja otkrivanja podataka u dosijeu zaposlenika. Sam zahtjev za ograničenje otkrivanja podataka neće biti dostupan nijednoj vanjskoj strani u ovom slučaju, osim ako to ne naloži poslovni saradnik. Minnetonka ISD #276 će proslijediti samo potrebne revidirane zaštićene zdravstvene podatke (PHI) svim primjenjivim vanjskim stranama s kojima posluje, uključujući: agencije za naplatu, kompanije za obradu izvoda, osiguravajuća društva itd.
     
17. Minnetonka ISD #276 će direktno uvažiti zahtjeve za ograničenja otkrivanja informacija koji se odnose na:
     
    1. Osoba koja traži ograničenje zahtijeva ograničenje informacija o naplati i demografskih podataka za vanjske strane ako to neće utjecati na nadoknadu troškova. (npr. izvodi ili računi pacijenata bit će poslani samo na određenu adresu, itd.). Ured za naplatu Minnetonka ISD #276 će tada osigurati da će se vanjskim stranama, kao što su agencije za naplatu i kompanija za obradu izvoda, slati samo relevantne informacije. Sam zahtjev za ograničenje otkrivanja podataka neće biti direktno proslijeđen nijednoj vanjskoj strani, osim ako to ne naloži poslovni saradnik ili zaposlenik.
       
       Ako se obje strane slože oko ograničenja otkrivanja, Minnetonka ISD #276 i zaposlenik, to će biti dokumentirano u dosijeu zaposlenika.
        
18. Ako zaposlenik zatraži prekid ograničenja otkrivanja koje ne uključuje informacije navedene u tački 4, poslovnom saradniku će biti proslijeđen zahtjev za prekid. Minnetonka ISD #276 će zatim slijediti sva uputstva poslovnog saradnika u skladu sa uredbom o privatnosti 164.522(a)(2). Dokumentacija o prekidu će se čuvati u dosijeu zaposlenika.
     
19. Ako zaposlenik zatraži prekid ograničenja otkrivanja informacija u vezi sa zaštićenim zdravstvenim informacijama (PHI) navedenim u tački 4 iznad, Minnetonka ISD #276 će pismeno zatražiti prekid od zaposlenika, a dokumentacija o ograničenju bit će pohranjena u dosijeu zaposlenika.

Ref : §164.522(a)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.12 HIPAA – Minimalno potrebne informacije

Minimalno potrebne informacije

Cilj : Utvrditi smjernice o ograničenjima u vezi s korištenjem količine zaštićenih zdravstvenih informacija dostupnih pojedincima unutar Minnetonka ISD #276.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dozvoliti pristup samo minimalnoj količini zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) potrebnoj pojedincu za obavljanje predviđenog zadatka ili odgovornosti.

Postupak :

1. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti protok samo neophodne količine zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) različitim odjeljenjima i kategorijama osoblja za obavljanje njihovih specificiranih zadataka. Osoblje će imati pristup sljedećim informacijama potrebnim za obavljanje svojih dužnosti:
    
   1. Demografski podaci pacijenta.
       
   2. Informacije i prilozi u obrascu zahtjeva.
       
   3. Izvještaji i medicinska dokumentacija dobijeni od poslovnog saradnika i obuhvaćenih subjekata koji su neophodni za kodiranje i fakturisanje trećih strana platilaca.
       
   4. Objašnjenje beneficija i ostala korespondencija s trećim stranama koje plaćaju, uključujući naknadu za povrede na radu, osiguravajuća društva za automobile itd.
       
   5. Prepiska sa zaposlenima u vezi sa pitanjima nadoknade troškova.
       
   6. Korespondencija o bankovnim depozitima.
       
   7. Korespondencija o nadoknadi od agencija za naplatu, kompanija za obradu izvoda i eksternih kompanija za kodiranje
      
      Zaposlenici čije dužnosti uključuju bilo kakvu pripremu, rješavanje ili provedbu aktivnosti nadoknade troškova imat će pristup gore navedenim informacijama.
       
2. Službenik za zaštitu privatnosti imat će pristup gore navedenim informacijama kako bi obavljao svoje planirane upravljačke dužnosti i dužnosti vezane za nadoknadu troškova za aktivnosti plaćanja i zdravstvenih operacija u ime Minnetonka ISD #276.
    
3. Ukoliko postoji problem u kojem je doveden u pitanje pristup zaštićenim zdravstvenim podacima, službenik za zaštitu privatnosti će biti obaviješten i donijet će se odluka o elementima zaštićenih zdravstvenih podataka koje je potrebno da zaposlenik vidi. Ukoliko postoji pitanje o pristupu, potražit će se pravni savjet.
    
4. Ukoliko postoji sumnja da je pojedinac ili pojedinci namjerno prekršili minimalno potrebne mjere, službenik za zaštitu privatnosti bit će obaviješten. U zavisnosti od obima i namjere kršenja, primjenjivat će se politika i procedure sankcioniranja zaposlenika.

Ref: §164.502(b); 164.514(d)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.13 HIPAA – Predstavnik osoblja

Lični predstavnik

Cilj : Utvrditi smjernice za otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka pojedincima i onima koji su određeni kao lični predstavnici.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dozvoliti otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka pogođenim osobama ili onima koji su određeni kao lični predstavnici te osobe u skladu sa zakonom.

Postupak :

1. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti da se zaštićeni zdravstveni podaci daju osobi na koju se ti zaštićeni zdravstveni podaci odnose.
    
2. PHI koje pojedincu da zaposlenik Minnetonka ISD #276 bit će ograničen na elemente informacija u dosijeu njihovog zaposlenika. To uključuje, ali nije ograničeno na: demografske podatke pacijenta, podatke o osiguranju, status računa zaposlenika, finansijske informacije i status nadoknade troškova njihovog računa, pružene usluge. Pojedinac će biti upućen poslovnom saradniku ili drugom subjektu, prema potrebi, za upite u vezi s kliničkim izvještajima i dijagnozama, te drugim pitanjima vezanim za medicinsku dokumentaciju.
    
3. Kako bi se provjerio identitet pojedinca prije nego što se bilo kakvi zaštićeni zdravstveni podaci ili informacije o računu daju telefonom ili na drugi način, pribavit će se sljedeći elementi za provjeru identiteta:
   1. Datum rođenja, ili
       
   2. Broj socijalnog osiguranja i
       
   3. Datum sporne usluge.
      
      Ako se identitet ne može potvrditi na ove načine, neće biti date nikakve informacije.
       
4. Ličnim predstavnicima će se dati zaštićeni zdravstveni podaci ili podaci o računu pojedinca samo u skladu s propisom 164.502(g), i uz odgovarajuće potpisano ovlaštenje kao dokaz. Ako prema državnom zakonu osoba ima ovlaštenje da djeluje u ime pojedinca koji je:
    
   1. Punoljetna osoba ili emancipovani maloljetnik,
       
   2. Preminula osoba,
       
   3. Ovlašteni predstavnik kako je definirano državnim zakonom, tada će PHI ili informacije o računu biti date gore navedenim ličnim predstavnicima samo uz odgovarajuću dokumentaciju i samo informacije navedene pod brojem dva iznad.
       
5. Ako zaposlenik ima bilo kakvih pitanja o prikladnosti davanja bilo kakvih zaštićenih zdravstvenih podataka ili informacija o računu određenom ličnom predstavniku, treba obavijestiti službenika za zaštitu privatnosti.

Ref : §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.14 HIPAA – Poslovni saradnici

Poslovni saradnici

Cilj : Uspostaviti implementaciju ugovora o poslovnim saradnicima sa subjektima koji obavljaju funkcije koje uključuju korištenje zaštićenih zdravstvenih informacija u ime Minnetonka ISD #276.

Politika : Minnetonka ISD #276 će sklapati ugovore o poslovnom partnerstvu sa svim pojedincima i subjektima koji koriste i imaju pristup zaštićenim zdravstvenim informacijama pojedinaca kako bi obavljali aktivnosti u ime Minnetonka ISD #276.

Postupak :

1. Priloženi ugovor o poslovnom saradniku će se koristiti za sklapanje ugovornog sporazuma sa svim vanjskim subjektima koji obavljaju funkcije za Minnetonka ISD #276, a koje uključuju korištenje ili pristup zaštićenim zdravstvenim informacijama pojedinaca. Ugovor se može izmijeniti samo nakon pregleda od strane sljedećeg osoblja: Službenika za zaštitu privatnosti ili Predsjedavajućeg Upravnog odbora Minnetonka ISD #276.
    
2. Svi ugovori s poslovnim saradnicima bit će pregledani i imat će potpis rukovodstva na nivou koji smatra prikladnim od strane službenika za zaštitu privatnosti.
    
3. Kopija ugovora o poslovnom saradništvu čuvat će se u poslovnoj kancelariji Minnetonka ISD #276.
    
4. Ako zaposlenik Minnetonka ISD #276 posumnja na bilo kakvo kršenje ugovora o poslovnom saradniku od strane poslovnog saradnika, zaposlenik će kontaktirati službenika za zaštitu privatnosti, koji će poduzeti potrebne korake kako je propisano članom 164.504(e)(1)(ii).
    
5. Ukoliko postoji bilo kakvo pitanje o tome da li entitet treba da potpiše ugovor o poslovnom saradniku, službenik za zaštitu privatnosti će biti obaviješten i utvrdiće status poslovnog saradnika u skladu sa definicijom u 160.103.
    
6. Ako se od Minnetonka ISD #276 zatraži da zaključi ugovor o poslovnom saradniku s drugim obuhvaćenim subjektom ili drugim subjektom, svi upiti i ugovori bit će krajnja odgovornost službenika za zaštitu privatnosti. Nakon što Minnetonka ISD #276 potpiše ugovor o poslovnom saradniku, svi zaposlenici koji posluju s poslovnim saradnikom bit će upoznati s odredbama takvog ugovora i pridržavat će se tih odredbi.

Ref : §§164.504(f); 164.510(b)(2); 164.510; 164.504(e)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.15 HIPAA – Ovlaštenja i obrasci za ovlaštenja

Ovlaštenja i obrasci za ovlaštenja

Cilj : Osigurati autorizaciju od zaposlenika kada je to potrebno.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dobiti pismeno ovlaštenje pojedinaca, potpisano i datirano od strane pojedinca, za bilo kakvu upotrebu ili otkrivanje zaštićenih zdravstvenih informacija koje nije u svrhu plaćanja, liječenja ili zdravstvenih operacija i nije izuzetak javne politike kako je navedeno u §164.512.

Postupak :

1. Svi zaposlenici Minnetonka ISD #276 moraju koristiti odgovarajući obrazac za ovlaštenje za izdavanje zaštićenih zdravstvenih informacija kako je uključeno u ovu politiku. Ovlaštenje se ne može uključiti na stranicu s bilo kojim drugim dokumentom.
    
2. Zaposlenik će koristiti odgovarajuće obrasce za ovlaštenje za internu upotrebu zaštićenih zdravstvenih informacija i za eksterno otkrivanje zaštićenih zdravstvenih informacija, kako je priloženo. Sljedeće informacije će biti uključene u obrazac za ovlaštenje, ali sadržaj nije ograničen na:
    
   1. Opis informacija koje će se koristiti ili otkriti,
       
   2. Identifikacija osobe/osoba ovlaštenih za traženu upotrebu ili otkrivanje,
       
   3. Datum isteka ili događaj koji se odnosi na pojedinca ili svrhu korištenja ili otkrivanja,
       
   4. Izjava o pravu pojedinca da opozove ovlaštenje,
       
   5. Potpis zaposlenika i datum potpisivanja,
       
   6. Mora biti napisano jednostavnim jezikom.
       
3. Potpis zaposlenika i datum potpisivanja moraju biti prisutni na obrascu ovlaštenja. Svi dijelovi obrasca ovlaštenja moraju biti popunjeni da bi se smatralo važećim ovlaštenjem.
    
4. Ako pacijent odbije potpisati, službenik za zaštitu privatnosti će intervenirati ako je potrebno.
    
5. Zaposleniku će biti uručena kopija popunjenog obrasca ovlaštenja.
    
6. Ovlaštenje vrijedi samo za jedan slučaj (korištenje ili otkrivanje), tako da je potrebno novo potpisano ovlaštenje kada je opravdano bilo koje drugo odgovarajuće korištenje ili otkrivanje zaštićenih zdravstvenih informacija.
    
7. Zaposlenik može opozvati ovlaštenje u bilo kojem trenutku (odlučiti da ne odobri korištenje i otkrivanje). Opoziv mora biti u pisanoj formi i čuvati se u dosijeu zaposlenika. Ako je ovlaštenje već dobijeno i korištenje ili otkrivanje izvršeno, službenik za zaštitu privatnosti treba biti obaviješten ako nakon toga dođe do opoziva. Ako korištenje ili otkrivanje nije izvršeno, sve aktivnosti koje se odnose na korištenje i otkrivanje trebaju prestati, a službenik za zaštitu privatnosti treba biti obaviješten o opozivu.
    
8. Svi zahtjevi za otkrivanje informacija koji zahtijevaju autorizacije bit će proslijeđeni poslovnom saradniku na pregled i odobrenje. Minnetonka ISD #276 će slijediti upute poslovnog saradnika kada ih primi.
    
9. Ovlaštenje nije potrebno za otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka pojedinca u sljedećim slučajevima, ali nije ograničeno na:
    
   1. Agencije za naplatu.
       
   2. Procesori izjava.
       
   3. Osiguravajuća društva i treće strane koje plaćaju.
       
   4. Poslovni saradnici.
       
   5. Kompanije za osiguranje automobila.
       
   6. Klirinške kuće.
       
   7. Izuzeci javnog prioriteta kako je navedeno u otkrivanjima koja zahtijeva zakonska politika u ovom priručniku.
       
      1. Ako postoji sumnja u vezi s tim da li je ovlaštenje potrebno, treba obavijestiti službenika za zaštitu privatnosti.
          
      2. Ovlaštenja će se čuvati u štampanom obliku na lokaciji koja se može pretraživati ​​i dokumentirati po prijemu. Dokumentacija treba da sadrži:
         1. Zaposlenik koji pravi zapis.
             
         2. Zašto je odobrenje dobijeno.
             
         3. Dokumentacija o prijemu važećeg obrasca ovlaštenja.
             
         4. Radnje završene na osnovu primljene autorizacije.
             
         5. Datum prijema ovlaštenja.

Ref : §§164.506)a); 164.512; 164.508(af); 164.520

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.16 HIPAA – Opće otkrivanje s obavijesti

Opće otkrivanje s obavijesti

Cilj : Pružiti smjernice u vezi s dozvoljenom upotrebom i/ili otkrivanjem zaštićenih zdravstvenih podataka.

Politika : Minnetonka ISD #276 koristi i otkriva Zaštićene zdravstvene informacije (PHI) za liječenje, plaćanje i operacije (TPO) kako je navedeno u ovoj politici i u skladu s Pravilom o privatnosti.

Postupak :

1. Pravilo o privatnosti dozvoljava Minnetonka ISD #276 da koristi i otkriva zaštićene zdravstvene podatke člana bez prethodnog dobijanja ovlaštenja člana za obavljanje TPO-a. Slijede primjeri korištenja i otkrivanja zaštićenih zdravstvenih podataka:
    
   1. U vezi s liječenjem, plaćanjem zdravstvenih usluga.
       
   2. Aktivnosti liječenja kod pružatelja zdravstvene zaštite.
       
   3. Drugi obuhvaćeni subjekt ili pružatelj zdravstvene zaštite za aktivnosti plaćanja subjekta koji prima zaštićene zdravstvene informacije.
       
   4. Drugi obuhvaćeni entitet za zdravstvene operacije entiteta koji prima PHI, ako su ispunjeni svi sljedeći uslovi:
       
   5. I Minnetonka ISD #276 i entitet primalac imaju ili su imali odnos sa članom koji je predmet tražene zaštićene zdravstvene informacije;
       
   6. PHI se odnosi na takav odnos; i
       
   7. Otkrivanje je ili u svrhu otkrivanja prevara i zloupotreba u zdravstvu ili usklađivanja sa propisima; ili
       
   8. Za bilo koju od sljedećih svrha:
       
      1. Provođenje aktivnosti procjene i poboljšanja kvalitete, uključujući evaluaciju ishoda i razvoj kliničkih smjernica.
          
      2. Pregledavanje kompetencija ili kvalifikacija zdravstvenih radnika, ocjenjivanje učinka praktičara i pružatelja usluga, te učinka zdravstvenog plana.

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.17 HIPAA – Preminule osobe

Preminule osobe

Cilj : Utvrditi protokole u kojima se zaštićeni zdravstveni podaci ili informacije o računu mogu davati ličnim predstavnicima preminulih osoba.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dozvoliti da se zaštićeni zdravstveni podaci (PHI) ili podaci o računu pojedinca otkriju ličnom predstavniku preminule osobe u skladu sa uredbom o privatnosti u §164.502.

Postupak :

1. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti da lični zastupnik preminule osobe dobije dokumentaciju samo kada je pribavljena odgovarajuća dokumentacija o njenom statusu.
    
2. Svi zaposleni u Minnetonka ISD #276 će dobiti evidenciju o izvršitelju, statusu administratora ili drugom primjenjivom ovlaštenju za djelovanje u ime preminule osobe ili njene imovine prije nego što se mogu dati bilo kakve informacije o računu ili zaštićeni zdravstveni podaci.
    
3. Svi ostali zahtjevi za informacijama o preminuloj osobi bit će proslijeđeni nadležnom subjektu.
    
4. Ako ne postoji dokaz o izvršitelju ili drugom ovlaštenju ličnog predstavnika za primanje informacija, zaposlenik će obavijestiti službenika za zaštitu privatnosti.

Ref : §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.18 HIPAA – Verifikacija zahtjeva za zaštićene zdravstvene podatke (PHI)

Verifikacija zahtjeva za zaštićene zdravstvene podatke (PHI)

Cilj : Utvrditi protokole u kojima je identitet pojedinaca koji traže zaštićene zdravstvene informacije ovlašten za primanje zaštićenih zdravstvenih informacija.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dozvoliti da se zaštićeni zdravstveni podaci (PHI) ili podaci o računu pojedinca otkriju toj osobi samo nakon odgovarajuće razumne provjere njihovog identiteta.

Postupak :

1. Zaposlenici Minnetonka ISD #276 će dati podatke o računu ili zaštićene zdravstvene podatke pojedincu tek nakon što su odgovorena odgovarajuća verifikacijska pitanja:
    
   1. Datum rođenja, ili
       
   2. Broj socijalnog osiguranja i
       
   3. Datum predmetne usluge/usluga.
       
2. Ako je dotična osoba punoljetna osoba koja podnosi zahtjev u ime maloljetnika, potrebno je pribaviti sljedeće dodatne informacije:
    
   1. Datum rođenja djeteta,
       
   2. b. Ime osobe koja postavlja upit i roditeljski status djeteta.
       
3. Ako je pojedinac imenovani lični zastupnik, moraju se slijediti pravila i procedure za ličnog zastupnika.
    
4. Zaštićeni zdravstveni podaci (PHI) dati pojedincu bit će ograničeni na elemente uključene u aktivnosti nadoknade troškova. To uključuje, ali nije ograničeno na: informacije o osiguranju, demografske informacije, status zahtjeva, upite o plaćanju i pružene usluge. Svi zahtjevi za kliničkim informacijama i drugim informacijama bit će upućeni odgovarajućem subjektu od kojeg potiču zaštićeni zdravstveni podaci.
    
5. Ako je osoba koja traži zaštićene zdravstvene informacije javni službenik, zaposlenik će obavijestiti službenika za zaštitu privatnosti, a njihove radnje će biti u skladu sa članom 164.512(a). Otkrivanje informacija javnim službenicima moguće je samo u određenim okolnostima bez odobrenja osobe, a uključuje, ali nije ograničeno na:
    
   1. Zahtjev javnog službenika se podnosi lično i dostavlja se dokaz o njegovom vladinom statusu.
       
   2. Ako je zahtjev u pisanoj formi i na odgovarajućem vladinom memorandumu.
       
   3. Ako se otkrivanje odnosi na osobu koja djeluje u ime javnog službenika s odgovarajućom dokumentacijom, to je dokaz da ta osoba radi u ime javnog službenika.
       
   4. Ako je zahtjev podnesen u skladu sa pravnim postupkom, nalogom, sudskim pozivom, naredbom ili drugim pravnim postupkom koji je izdala velika porota ili sudski ili upravni tribunal.
       
6. Svako potrebno računovodstvo objavljivanja bit će izvršeno u skladu s politikom i procedurom računovodstva objavljivanja.

Ref : §§164.514(h); 164.512(a); 164.512(f) 164.502(f); 164.510(b)

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.19 HIPAA – Korištenje i otkrivanje; Poslodavac/Sponzor plana

Upotreba i otkrivanje: Poslodavac/Sponzor plana

Cilj : Kako bi se omogućilo Minnetonka ISD #276 da pregleda zaštićene zdravstvene podatke (PHI) u svrhu žalbi na zahtjeve, revizija zahtjeva i drugih administrativnih svrha bez potrebe za individualnim odobrenjem, Minnetonka ISD #276 treba izmijeniti dokumente plana samofinansiranja kako bi uključio odredbe koje zahtijevaju propisi o privatnosti.

Politika : Minnetonka ISD #276 će izmijeniti dokumente plana kako je propisano propisima o privatnosti i potvrditi da su takve izmjene završene prije nego što plan (ili drugi obuhvaćeni subjekti) mogu otkriti zaštićene zdravstvene podatke (PHI) planu.

Postupak :

Školski okrug Minnetonka ISD #276 će izmijeniti svoju dokumentaciju o samofinansiranom planu kako bi uključio sljedeće odredbe koje zahtijevaju propisi o privatnosti.

Svaki od obuhvaćenih planova mora:

1. Opišite kako sponzor plana može (a u nekim slučajevima i mora) koristiti ili otkriti zaštićene zdravstvene podatke. Takva upotreba i otkrivanje ne smiju biti u suprotnosti s pravilima o privatnosti.
    
   1. Obezbijedite da sponzor plana neće koristiti zaštićene zdravstvene informacije (PHI) ni u koju svrhu koja nije predviđena planom ili zakonom propisana. Plan mora posebno zabraniti sponzoru plana korištenje ili otkrivanje zaštićenih zdravstvenih informacija za odluke vezane za zapošljavanje ili u vezi s drugim planovima.
       
2. Zahtijevati od sponzora plana da obavijesti plan kada postane svjestan zloupotreba i neprimjerenog otkrivanja zaštićenih zdravstvenih informacija.
    
3. Omogućite pojedincima odgovarajući pristup vlastitim zaštićenim zdravstvenim informacijama (PHI) i da će sponzor plana izmijeniti PHI kada je to potrebno na zahtjev.
    
4. Zahtijevati od sponzora plana da vodi odgovarajuće računovodstvo o objavljivanjima zaštićenih zdravstvenih informacija (PHI).
    
5. Zahtijevati od sponzora plana da HHS-u stavi na raspolaganje svoje interne prakse, knjige i evidencije.
    
6. Zahtijevati od sponzora plana da identificira zaposlenike (ili klase zaposlenika) i druge osobe koje imaju pristup zaštićenim zdravstvenim informacijama (PHI) i ograničiti pristup tim zaposlenicima i drugim osobama.
    
7. Uspostaviti mehanizam za rješavanje problema koji se odnose na nepoštivanje zahtjeva planske dokumentacije.
    
8. Zahtijevati od sponzora plana da osigura da agenti, uključujući podizvođače, kojima pruža zaštićene zdravstvene informacije, pristanu na ista ograničenja i uslove.
    
9. Navedite da će, ako je izvodljivo, sponzor plana vratiti ili uništiti sve zaštićene zdravstvene podatke primljene od plana kada više nisu potrebni za ispunjavanje ciljeva objavljivanja.
    
10. Sponzor plana mora potvrditi da su dokumenti plana na odgovarajući način izmijenjeni prije nego što mu plan (ili drugi obuhvaćeni subjekti) mogu otkriti zaštićene zdravstvene podatke.

Ref : §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
§164.508(a); 164.508(b)(4)(AB); 164.514(g); 164.504(f)
164.528

JAVNI ŠKOLSKI OKRUG MINNETONKA

Politika br. 425.20 HIPAA – Zakonski obavezno

Zakonski propisano

Cilj : Identifikovati slučajeve u kojima će se korištenje i otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka pojedinaca vršiti bez pristanka, odobrenja ili mogućnosti da se da saglasnost ili prigovor.

Politika : Minnetonka ISD #276 će dozvoliti otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) samo uz saglasnost, ovlaštenje ili priliku da se pojedinac složi ili prigovori ako to ispunjava zahtjeve iz odjeljka §164.512.

Postupak :

1. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti korištenje ili otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) bez ovlaštenja ili saglasnosti pojedinca, uz upute poslovnog saradnika, u sljedeće svrhe:
    
   1. Aktivnosti javnog zdravstva kako je opisano u §164.512(b)(1-2).
       
   2. Žrtve zlostavljanja, zanemarivanja ili nasilja u porodici prema §164.512 (c).
       
   3. U svrhu provođenja zakona prema §164.512(f).
       
   4. Zaštićene zdravstvene informacije o pokojnicima prema §164.512(g).
       
   5. Donacije organa ili tkiva prema §164.512(h)
       
   6. Istraživačke svrhe prema §164.512(i).
       
   7. Sprječavanje ozbiljne prijetnje zdravlju ili sigurnosti prema §164.512(j).
       
   8. Specijalizirane vladine funkcije prema §164.512 (k).
      
      Odgovarajuća verifikacija subjekta koji traži zaštićene zdravstvene podatke (PHI) bit će dobijena prije otkrivanja (identifikacijska značka, pismo na službenom memorandumu itd.). Ovi "izuzeci javnog prioriteta" su zakonski propisani, a poslovni saradnik će odlučiti o otkrivanju PHI u ovim slučajevima. Svi zaposleni u Minnetonka ISD #276 trebaju se konsultovati sa službenikom za zaštitu privatnosti ako prime zahtjeve za informacijama od ovih subjekata. Sva odgovarajuća dokumentacija će se čuvati u dosijeu zaposlenika u skladu s politikom računovodstva otkrivanja.
       
2. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti korištenje ili otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) bez ovlaštenja ili saglasnosti pojedinca u sljedećim slučajevima, kako je propisano u §164.512:
   1. Za aktivnosti zdravstvenog nadzora. Minnetonka ISD #276 će omogućiti PHI agenciji za zdravstveni nadzor za aktivnosti odobrene zakonom, uključujući:
       
      1. Revizije.
          
      2. Građanski, upravni ili krivični postupci ili radnje; i
          
      3. Druge aktivnosti uključuju nadzor zdravstvenog sistema, vladine programe beneficija za koje je zaštićeno zdravstveno osiguranje (PHI) relevantno za ispunjavanje uslova korisnika, subjekte koji podliježu vladinim regulatornim programima za koje su zdravstvene informacije neophodne za utvrđivanje usklađenosti sa standardima programa.
          
   2. Za sudske i administrativne postupke. Minnetonka ISD #276 će dozvoliti otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka (PHI) u toku bilo kojeg sudskog ili administrativnog postupka uz dokaze o sljedećem:
       
      1. Nalog suda ili upravnog tribunala (samo informacije tražene prema nalogu).
          
      2. U slučaju sudskog poziva, zahtjeva za otkrivanje dokaza ili drugog zakonitog postupka koji nema sudski nalog, Minnetonka ISD #276 će uputiti zahtjev poslovnom saradniku.
          
   3. Naknada za povrede na radu. Minnetonka ISD #276 će otkriti zaštićene zdravstvene podatke (PHI) u mjeri u kojoj je to potrebno za usklađivanje sa zakonima koji se odnose na naknadu za povrede na radu ili slične programe koji pružaju naknade za povrede ili bolesti povezane s radom bez obzira na krivicu.
      
      Službenik za zaštitu privatnosti trebao bi obraditi sve gore navedene zahtjeve. Ova otkrivanja mogu se izvršiti samo u svrhu zdravstvenog nadzora i nisu dozvoljena za istrage ili druge aktivnosti u kojima je pojedinac predmet istrage ili aktivnosti. Sva odgovarajuća dokumentacija o otkrivanju bit će pohranjena u dosijeu zaposlenika u skladu s politikom računovodstva otkrivanja. Sve odgovarajuće provjere identiteta bit će obavljene prije nego što se započne otkrivanje zaštićenih zdravstvenih podataka.
       
3. U svim okolnostima, bit će otkriven samo minimalni neophodni zaštićeni zdravstveni podaci (PHI). Za subjekte navedene u tački 2, tražene informacije se mogu smatrati minimalnim potrebnim informacijama.

Ref : §§164.501; 164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)