I. IZJAVA O POLITICI

Školski okrug prepoznaje svoju odgovornost u vezi s prikupljanjem, održavanjem i širenjem javnih podataka kako je predviđeno državnim statutima. Svrha ove politike je pružiti smjernice zaposlenicima Školskog okruga u vezi s dozvoljenom distribucijom takvih podataka.

II. OPŠTA IZJAVA O POLITICI

Školski okrug će se pridržavati zahtjeva Zakona o praksama podataka vlade Minnesote, Minn. Stat. Ch. 13 (MGDPA) i Minn. Rules Parts 1205.0100-1205.2000 prilikom odgovaranja na zahtjeve za javne podatke.

III. DEFINICIJE

1. Povjerljivi podaci o pojedincima
   
   Podaci koji nisu javno dostupni zakonom ili saveznim zakonom koji se primjenjuje na te podatke i nisu dostupni pojedinačnom subjektu tih podataka.
    
2. Podaci o pojedincima
   
   Svi vladini podaci u kojima je bilo koja osoba identificirana ili se može identificirati kao subjekt tih podataka, osim ako se ne može jasno dokazati da je pojavljivanje imena ili drugih identifikacijskih podataka samo slučajno u odnosu na podatke i da se podacima ne pristupa putem imena ili drugih identifikacijskih podataka bilo koje osobe.
    
3. Službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka
   
   Službenik za usklađenost s praksom obrade podataka je određeni zaposlenik školskog okruga kojem se osobe mogu obratiti s pitanjima ili nedoumicama u vezi s problemima u dobivanju pristupa podacima ili drugim problemima s praksom obrade podataka. Odgovorni organ može biti službenik za usklađenost s praksom obrade podataka.
    
4. Vladini podaci
   
   "Vladini podaci" označavaju sve zabilježene informacije koje školski okrug posjeduje, uključujući papir, e-poštu, fleš diskove, CD-ove, DVD-ove, fotografije itd.
    
5. Pojedinac
   
   "Pojedinac" označava fizičku osobu. U slučaju maloljetnika ili osobe sa invaliditetom kako je definirano u članu 524.5-102, pododjeljku 6 Statuta Minnesote, "pojedinac" uključuje roditelja ili staratelja ili osobu koja djeluje kao roditelj ili staratelj u odsustvu roditelja ili staratelja, osim što nadležni organ može uskratiti podatke od roditelja ili staratelja, ili osoba koje djeluju kao roditelji ili staratelji u odsustvu roditelja ili staratelja, na zahtjev maloljetnika ako nadležni organ utvrdi da bi uskraćivanje podataka bilo u najboljem interesu maloljetnika.
    
6. Inspekcija
   
   "Inspekcija" znači vizuelnu inspekciju papira i sličnih vrsta vladinih podataka. Inspekcija ne uključuje štampanje kopija od strane školskog okruga, osim ako štampanje kopije nije jedini način da se obezbijedi inspekcija podataka.
    
7. Nejavni podaci
   
   Podaci koji se ne odnose na pojedince, a koji su zakonom ili saveznim zakonom primjenjivi na podatke: (a) nisu dostupni javnosti; i (b) dostupni su subjektu podataka, ako ga ima.
    
8. Podaci nisu javni
   
   Bilo koji vladini podaci klasificirani statutom, saveznim zakonom ili privremenom klasifikacijom kao povjerljivi, privatni, nejavni ili zaštićeni nejavni.
    
9. Privatni podaci o pojedincima
   
   Podaci koji su zakonom ili saveznim zakonom propisani za te podatke: (a) nisu javni; i (b) dostupni pojedinačnom subjektu tih podataka.
    
10. Zaštićeni nejavni podaci
    
    Podaci koji se ne odnose na pojedince, a koji su zakonom ili saveznim zakonom primjenjivim na podatke, (a) nisu javni i (b) nisu dostupni subjektu podataka.
     
11. Javni podaci
    
    "Javni podaci" označavaju sve vladine podatke koje prikuplja, kreira, prima, održava ili distribuira školski okrug, osim ako nisu klasifikovani zakonom, privremenom klasifikacijom, u skladu sa zakonom ili saveznim zakonom, kao nejavni ili zaštićeni nejavni; ili, u pogledu podataka o pojedincima, kao privatni ili povjerljivi.
     
12. Odgovorni organ
    
    Osoba koju školski odbor odredi kao osobu odgovornu za prikupljanje, korištenje i širenje bilo kojeg skupa podataka o pojedincima, vladinih podataka ili sažetih podataka, osim ako državnim zakonom nije drugačije određeno. Dok školski odbor ne odredi osobu, odgovorno tijelo je nadzornik.
     
13. Sažetak podataka
    
    Statistički zapisi i izvještaji izvedeni iz podataka o pojedincima, ali u kojima pojedinci nisu identifikovani i iz kojih se ne može utvrditi ni njihov identitet ni bilo koja druga karakteristika koja bi mogla jedinstveno identifikovati pojedinca. Osim ako nisu klasifikovani u skladu sa članom 13.06 Statuta Minnesote, drugim zakonom ili saveznim zakonom, sažeti podaci su javni.

IV. ODGOVORNO ORGAN, SLUŽBENIK ZA USKLAĐENOST S PRAKSAMA U OBLASTI PODATAKA

Školski okrug je imenovao Nadzornika škola kao organ odgovoran za održavanje i sigurnost evidencije Školskog okruga, a Pomoćnika nadzornika ili Izvršnog direktora za ljudske resurse kao službenika za usklađenost s praksom obrade podataka kojem se mogu uputiti pitanja ili nedoumice u vezi s pristupom podacima, pravima subjekata podataka ili drugim pitanjima prakse obrade podataka. Pitanja u vezi s praksama i procedurama Školskog okruga za zaštitu privatnosti podataka treba uputiti Službeniku za praksu obrade podataka.

1. Nadležni organ će uspostaviti procedure kako bi se osiguralo da okrug brzo odgovori na zahtjeve za vladinim podacima.

V. PODACI O POJEDINAČNOM SUBJEKTU PODATAKA

1. Prikupljanje i pohranjivanje svih podataka o pojedincima te korištenje i širenje privatnih i povjerljivih podataka o pojedincima bit će ograničeno na ono što je potrebno za administriranje i upravljanje programima koje je posebno odobrila zakonodavna vlast ili školski okrug ili koje je propisala savezna vlada.
    
2. Privatni ili povjerljivi podaci o pojedincu neće se prikupljati, pohranjivati, koristiti ili širiti od strane školskog okruga u bilo koje svrhe osim onih koje su pojedincu navedene u trenutku prikupljanja u skladu sa članom 13.04 Statuta Minnesote, osim kako je predviđeno u članu 13.05, pododjeljku 4 Statuta Minnesote.
    
3. Na zahtjev upućen nadležnom organu ili imenovanoj osobi, pojedinac će biti obaviješten o tome da li je pojedinac subjekt pohranjenih podataka o pojedincima i da li su ti podaci klasificirani kao javni, privatni ili povjerljivi. Na daljnji zahtjev, pojedincu koji je subjekt pohranjenih privatnih ili javnih podataka o pojedincima, podaci će biti prikazani besplatno i, ako želi, bit će obaviješten o sadržaju i značenju tih podataka.
    
4. Nakon što su pojedincu prikazani lični podaci i obaviješteni o njihovom značenju, podaci se ne moraju otkrivati ​​tom pojedincu šest mjeseci nakon toga, osim ako je spor ili postupak u skladu s ovim članom u toku ili su prikupljeni ili kreirani dodatni podaci o pojedincu.
    
5. Nadležni organ ili imenovana osoba dužna je dostaviti kopije privatnih ili javnih podataka na zahtjev pojedinačnog subjekta podataka. Nadležni organ ili imenovana osoba može zahtijevati od osobe koja podnosi zahtjev da plati stvarne troškove izrade i ovjere kopija.
    
6. Nadležni organ ili imenovana osoba dužna je odmah, ako je moguće, postupiti po svakom zahtjevu podnesenom u skladu s ovim pododjeljkom ili u roku od deset dana od datuma zahtjeva, isključujući subote, nedjelje i državne praznike, ako trenutno postupanje nije moguće.
    
7. Pojedinac na koji se podaci odnose može osporiti tačnost ili potpunost javnih ili privatnih podataka. Da bi ostvario ovo pravo, pojedinac mora pismeno obavijestiti nadležni organ opisujući prirodu neslaganja. Nadležni organ će u roku od 30 dana ili: (1) ispraviti podatke za koje se utvrdi da su netačni ili nepotpuni i pokušati obavijestiti prethodne primaoce netačnih ili nepotpunih podataka, uključujući primaoce koje je pojedinac imenovao; ili (2) obavijestiti pojedinca da organ smatra da su podaci tačni. Sporni podaci će se otkriti samo ako je izjava pojedinca o neslaganju uključena uz otkrivene podatke.
    
8. Na odluku nadležnog organa može se uložiti žalba u skladu s odredbama Zakona o upravnom postupku koje se odnose na sporne slučajeve. Po prijemu žalbe pojedinca, komesar će, prije izdavanja naloga i obavještenja o saslušanju u spornom slučaju, kako je propisano poglavljem 14 Statuta Minnesote, pokušati riješiti spor putem edukacije, konferencije, mirenja ili uvjeravanja. Ako se stranke slože, komesar može predmet uputiti na medijaciju. Nakon ovih napora, komesar će odbaciti žalbu ili izdati nalog i obavještenje o saslušanju.
    
9. Podaci o pojedincima koje je pojedinac uspješno osporio moraju biti dopunjeni, ispravljeni ili uništeni od strane vladinog tijela bez obzira na zahtjeve člana 138.17 Statuta Minnesote.
    
10. Nakon što dopuni, ispravi ili uništi uspješno osporene podatke, školski okrug može zadržati kopiju naloga komesara za administraciju izdatog u skladu sa poglavljem 14 Statuta Minnesote ili, ako nalog nije izdat, sažetak spora između stranaka koji ne sadrži nikakve detalje o uspješno osporenim podacima.

VI. ZAHTJEVI ZA PODATKE OD STRANE POJEDINAČNOG SUBJEKTA PODATAKA

1. Svi zahtjevi za podacima pojedinačnih subjekata moraju se podnijeti u pisanoj formi i uputiti službeniku za usklađenost s postupcima obrade podataka.
    
2. Zahtjev za individualne podatke o subjektu mora sadržavati sljedeće informacije:
    
   1. Izjava da podnosite zahtjev kao subjekt podataka za podatke o pojedincu ili o studentu čiji je pojedinac roditelj ili staratelj;
       
   2. Datum podnošenja zahtjeva;
       
   3. Jasan opis traženih podataka;
       
   4. Dokaz da je pojedinac subjekt podataka ili roditelj ili staratelj subjekta podataka;
       
   5. Identifikacija oblika u kojem se podaci trebaju dostaviti (npr. uvid, kopiranje, i uvid i kopiranje itd.); i
       
   6. Način kontaktiranja podnosioca zahtjeva (kao što su broj telefona, adresa ili adresa e-pošte).
       
3. Nadležni organ može tražiti pojašnjenje od podnosioca zahtjeva ako zahtjev nije jasan prije nego što da odgovor na zahtjev za podacima.
    
4. Politika 515 (Zaštita i privatnost učeničkih zapisa) bavi se zahtjevima učenika ili njihovih roditelja za obrazovne zapise i podatke.

VII. ZAHTJEVI ZA JAVNE PODATKE

1. Svi zahtjevi za javno dostupne podatke moraju biti podneseni u pisanom obliku i upućeni službeniku za usklađenost s postupcima obrade podataka.
    
   1. Zahtjev za javne podatke mora sadržavati sljedeće informacije:
       
      1. Datum podnošenja zahtjeva;
          
      2. Jasan opis traženih podataka;
          
      3. Identifikacija oblika u kojem se podaci trebaju dostaviti (npr. uvid, kopiranje, i uvid i kopiranje itd.); i
          
      4. Način kontaktiranja podnosioca zahtjeva (kao što su broj telefona, adresa ili adresa e-pošte).
          
   2. Osim ako nije izričito ovlašteno zakonom, podnosilac zahtjeva za podatke nije obavezan da navede svoj identitet, niti je podnosilac zahtjeva obavezan da objasni razlog zahtjeva za podatke. Od osobe se može tražiti da dostavi određene identifikacijske ili pojašnjavajuće informacije isključivo u svrhu olakšavanja pristupa podacima.
       
   3. Zahtjev za javne podatke, uključujući identitet podnosioca zahtjeva, ako je naveden, je javan.
       
   4. Službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka može tražiti pojašnjenje od podnosioca zahtjeva ako zahtjev nije jasan prije nego što pruži odgovor na zahtjev za podatke.
       
2. Službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka odgovorit će na zahtjev za podatke u razumno vrijeme i na sljedećim mjestima:
    
   1. Službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka će pismeno obavijestiti podnosioca zahtjeva o sljedećem:
       
      1. Traženi podaci ne postoje; ili
          
      2. Traženi podaci postoje, ali podnosilac zahtjeva nije dostupan svim podacima ili njihovom dijelu; ili
          
         1. Ako službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka utvrdi da su traženi podaci klasifikovani na način da je podnosiocu zahtjeva onemogućen pristup, nadležni organ će pismeno obavijestiti podnosioca zahtjeva o toj odluci, što je prije moguće, i navesti konkretan zakonski član, privremenu klasifikaciju ili određenu odredbu saveznog zakona na kojoj se odluka zasniva.
             
         2. Na zahtjev podnosioca zahtjeva kojem je odbijen pristup podacima, službenik za usklađenost s postupcima obrade podataka dužan je pismeno potvrditi da je zahtjev odbijen i navesti konkretan zakonski član, privremenu klasifikaciju ili određenu odredbu saveznog zakona na kojoj je odbijanje zasnovano.
             
      3. Traženi podaci postoje i pružaju aranžmane za uvid u podatke, identificiraju kada će podaci biti dostupni za preuzimanje ili naznačavaju da će podaci biti poslani poštom. Ako se podnosilac zahtjeva ne pojavi u vrijeme i na mjestu određenom za uvid u podatke ili se podaci ne preuzmu u roku od deset (10) radnih dana nakon što je podnosilac zahtjeva obaviješten, školski okrug će zaključiti da podaci više nisu potrebni i smatrat će zahtjev zatvorenim.
          
   2. Na vrijeme odgovora školskog okruga mogu utjecati veličina i složenost određenog zahtjeva, uključujući potrebno redigiranje podataka, kao i broj zahtjeva podnesenih u određenom vremenskom periodu.
       
   3. Školski okrug će na zahtjev pružiti objašnjenje tehničke terminologije, skraćenica ili akronima sadržanih u odgovarajućim podacima.
       
   4. MGDPA ne zahtijeva od školskog okruga da kreira ili prikuplja nove podatke kao odgovor na zahtjev za podacima, niti da dostavi odgovarajuće podatke u određenom obrascu ili aranžmanu ako školski okrug ne čuva podatke u tom obrascu ili aranžmanu.
       
   5. Školski okrug nije obavezan da odgovori na pitanja koja se ne odnose na određeni zahtjev za podacima ili zahtjeve za podacima općenito.

VIII. ZAHTJEV ZA SAŽETAK PODATAKA

1. Zahtjev za pripremu sažetih podataka podnosi se u pisanoj formi nadležnom organu.
    
   1. Zahtjev za pripremu sažetih podataka mora sadržavati sljedeće informacije:
       
      1. Datum podnošenja zahtjeva;
          
      2. Jasan opis traženih podataka;
      3. Odredite oblik u kojem će se podaci dostaviti (npr. inspekcija, kopiranje, i inspekcija i kopiranje itd.); i
          
      4. Način kontaktiranja podnosioca zahtjeva (broj telefona, adresa ili adresa e-pošte).
          
2. Nadležni organ će odgovoriti u roku od deset (10) radnih dana od prijema zahtjeva za pripremu sažetih podataka i obavijestiti podnosioca zahtjeva o sljedećem:
    
   1. Procijenjeni troškovi pripreme sažetih podataka, ako ih ima; i
       
   2. Zatraženi sažetak podataka; ili
       
   3. Pismena izjava koja opisuje vremenski raspored za pripremu traženih sažetih podataka, uključujući razloge za sva vremenska kašnjenja; ili
       
   4. Pismena izjava u kojoj se opisuju razlozi zbog kojih je nadležni organ utvrdio da bi pristup podnosioca zahtjeva ugrozio privatne ili povjerljive podatke.
       
3. Školski okrug će zahtijevati od podnosioca zahtjeva da unaprijed plati sve ili dio troškova pripreme sažetih podataka prije nego što školski okrug počne s pripremom sažetih podataka.

IX. TROŠKOVI

1. Javni podaci
    
   1. Školski okrug će naplatiti dostavljene kopije na sljedeći način:
       
      1. Za 100 ili manje stranica crno-bijelih kopija papira formata Letter ili Legal naplaćuje se 25 centi za jednostranu kopiju ili 50 centi za dvostranu kopiju.
          
      2. Više od 100 stranica ili kopija drugih materijala naplaćuje se na osnovu stvarnih troškova pretraživanja i preuzimanja podataka i izrade kopija, osim ako troškovi nisu posebno određeni zakonom ili pravilom.
          
         1. Stvarni trošak izrade kopija uključuje vrijeme zaposlenika, trošak materijala na koje se podaci kopiraju i troškove poštarine (ako ih ima).
             
         2. Također, ako školski okrug nema kapacitet za izradu kopija, npr. fotografija, bit će naplaćeni stvarni troškovi koje je školski okrug platio vanjskom dobavljaču.
             
   2. Sve naknade moraju biti plaćene gotovinom ili blagajničkim čekom/uplatnicom prije prijema kopija.
       
2. Sažetak podataka
    
   1. Sve troškove nastale u pripremi sažetih podataka snosi podnosilac zahtjeva prije pripreme ili dostavljanja sažetih podataka.
       
   2. Školski okrug može procijeniti troškove povezane s pripremom sažetih podataka na sljedeći način:
       
      1. Troškovi materijala, uključujući papir; troškovi rada potrebnog za pripremu sažetih podataka; svi standardni troškovi kopiranja koje je utvrdio školski okrug, svi posebni troškovi potrebni za izradu takvih kopija iz sistema za vođenje evidencije zasnovanog na mašinama, uključujući računare i sisteme mikrofilma;
          
      2.  Školski okrug može razmotriti razumnu vrijednost pripremljenih sažetih podataka i, gdje je to primjereno, smanjiti troškove procijenjene za podnosioca zahtjeva.
          
3. Podaci koji pripadaju pojedinačnom subjektu
    
   1. Nadležni organ ili imenovana osoba može zahtijevati od podnosioca zahtjeva da plati stvarne troškove izrade i ovjere kopija.
      
      Nadležni organ neće naplatiti subjektu podataka nikakvu naknadu u onim slučajevima kada subjekt podataka želi samo pregledati privatne podatke.

X. Godišnji pregled i objavljivanje

1. Nadležni organ će pripremiti pisanu politiku pristupa podacima i pisanu politiku za prava subjekata podataka (uključujući specifične procedure koje školski okrug koristi za pristup subjekta podataka javnim ili privatnim podacima o pojedincima). Nadležni organ će ažurirati politike, po potrebi, najkasnije do 1. augusta svake godine, i u bilo koje drugo vrijeme po potrebi kako bi se odrazile promjene u osoblju, procedurama ili drugim okolnostima koje utiču na mogućnost javnosti da pristupi podacima.
    
2. Kopije politika moraju biti lako dostupne javnosti putem besplatne distribucije primjeraka javnosti ili postavljanjem politika na vidljivo mjesto unutar školskog okruga koje je lako dostupno javnosti ili postavljanjem na web stranicu školskog okruga.

Usvojeno 11.5.2008.
Recenzirano 16.12.2021.
Usvojeno 1.6.2022.
Recenzirano 27.10.2022.
Usvojeno 31.11.2022.