I. SVRHA

1. Školski odbor prihvata odgovornost i transparentnost u vođenju svog rada. Školski odbor će obavljati svoje poslove pod pretpostavkom ličnog prisustva na sastancima odbora. Međutim, Školski odbor prepoznaje i poštuje da u ograničenim okolnostima članovi odbora mogu morati učestvovati na sastancima odbora na daljinu. Javni interes se najbolje zadovoljava kada postoji puno učešće Školskog odbora.
    
2. Svrha ove politike je da pruži smjernice kada članovi odbora mogu učestvovati na daljinu.

II. OPŠTA IZJAVA O POLITICI

Osim ako nije drugačije izričito određeno zakonom i razlozima navedenim u ovoj politici, svim sastancima Školskog odbora prisustvuje se lično.

III. DEFINICIJE

1.  „Sastanak“ označava okupljanje najmanje kvoruma članova Školskog odbora ili kvoruma odbora ili pododbora članova Školskog odbora, na kojem članovi raspravljaju, odlučuju ili primaju informacije kao grupa o pitanjima koja se odnose na službene poslove Školskog odbora. Ovaj termin ne uključuje slučajno ili društveno okupljanje ili korištenje društvenih medija od strane članova javnog tijela, sve dok je korištenje društvenih medija ograničeno na razmjenu sa svim članovima šire javnosti. U svrhu Zakona o otvorenim sastancima, društveni mediji ne uključuju e-poštu.
    
2. „Kvorum“ znači da je većina članova prisutna za učešće. Svaki član tijela koji učestvuje na sastanku putem interaktivne tehnologije smatra se prisutnim na sastanku u svrhu utvrđivanja kvoruma i učešća u svim postupcima.

IV. OBAVJEŠTENJE

Obavještenje o lokacijama redovnog i svih članova: Ako se interaktivna tehnologija koristi za održavanje redovnog, posebnog ili hitnog sastanka, javno tijelo će dostaviti obavještenje o lokaciji redovnog sastanka i o tome da članovi mogu učestvovati na sastanku putem interaktivne tehnologije. Vrijeme i način dostavljanja obavještenja bit će isti kao i za ostale sastanke u skladu sa Minn. Stat. 13D.04.

V. POSTUPCI

Sastanci Školskog odbora mogu se održavati putem interaktivne tehnologije pod sljedećim uslovima:

1. Svi članovi školskog odbora koji učestvuju na sastanku, bez obzira na njihovu fizičku lokaciju, mogu čuti i vidjeti jedni druge, te mogu čuti i vidjeti sve diskusije i svjedočenja prezentirana na bilo kojoj lokaciji na kojoj je prisutan barem jedan član;
    
2. Članovi javnosti prisutni na redovnom mjestu održavanja sastanka tijela mogu vidjeti i čuti sve diskusije i svjedočenja te sva glasanja članova tijela;
    
3. članovi moraju biti na lokaciji bez ometanja od strane drugih;
    
4. članovi moraju imati pouzdanu i stabilnu internetsku vezu;
    
5. barem jedan član tijela je fizički prisutan na redovnoj lokaciji sastanka; i
    
6. Sva glasanja se provode prozivkom kako bi se glas svakog člana o svakom pitanju mogao identificirati i zabilježiti.

Pravne reference:

Minn. Stat. Poglavlje 13 (Zakon o praksama upravljanja podacima u Minnesoti)
Član 13D Zakona o otvorenim skupštinama Minnesote