I. SVRHA

Svrha ove politike je da utvrdi uslove pod kojima će Nezavisni školski okrug Minnetonka broj 276 nadoknaditi određene poslovne troškove zaposlenima. Ova politika se primjenjuje na sve zaposlenike okruga, osim ako nije izmijenjena pojedinačnim ugovorom o radu koji je odobrio Školski odbor.

Sva putovanja izvan države ili bilo koja putovanja unutar države koja uključuju smještaj moraju biti unaprijed odobrena od strane nadređenog zaposlenika koristeći obrazac Zahtjev za odsustvo/Vrijeme otpusta.

II. OVLAŠTENJE

Okrug će nadoknaditi zaposlenicima samo stvarne troškove koji su direktno povezani s obavljanjem radnih obaveza zaposlenika i koje je odobrio nadzornik ili imenovana osoba. Takvi troškovi koji se nadoknađuju mogu uključivati ​​prijevoz, obroke, smještaj, troškove registracije, potrebne materijale, troškove parkiranja i druge razumne i neophodne poslovne troškove školskog okruga.

III. NAKNADA TROŠKOVA

1. Zahtjevi za naknadu troškova moraju biti navedeni po stavkama na službenim obrascima Distrikta i moraju se podnijeti nadzorniku ili imenovanoj osobi. Računi za smještaj, komercijalni prijevoz, registraciju programa i druge razumne i neophodne troškove moraju se priložiti uz obrazac za naknadu.
    
2. Troškovi putovanja automobilom bit će nadoknađeni po cijeni kilometraže koju odredi Školski odbor. Komercijalni prijevoz odražavat će cijene "ekonomske" klase i nadoknađivat će se samo stvarni troškovi putovanja povezani s odobrenim putovanjem.

IV. USPOSTAVLJANJE DIREKTIVA I SMJERNICA

Školski odbor će usvojiti raspored stopa nadoknade za poslovne troškove Distrikta, uključujući one troškove koji zahtijevaju prethodno odobrenje i specifične stope nadoknade. Nadzornik, ili imenovana osoba, će razviti direktive i smjernice kojima se regulišu metode i rokovi za podnošenje zahtjeva za nadoknadu.

V. ODGOVORNOST

1. Odgovornost za poštivanje ove politike je trostruka:
    
   1. Zaposlenik koji podnosi zahtjev za naknadu odgovoran je za osiguranje da je javni cilj ispunjen i za dostavljanje odgovarajuće dokumentacije kako je propisano u ovom postupku.
       
   2. Nadzornik koji potpisuje zahtjev za naknadu odgovoran je za osiguranje da je zaposlenik koji je izvršio trošak ostvario javnu svrhu, da je na snazi ​​odgovarajuća dokumentacija i da se procedure nabavke Distrikta nisu mogle razumno koristiti za nastanak troška.
       
   3. Nadležni službenici poslovne kancelarije odgovorni su za osiguranje da je obrazac za naknadu troškova pravilno popunjen i da se na obrascu nalazi odgovarajući potpis nadzornika.
       
2. Ako nadzornik, ili imenovana osoba, ili Školski odbor utvrdi da javna svrha nije ispunjena nastankom troška zaposlenika, zahtjev će biti odbijen, a trošak će postati odgovornost zaposlenika.
    
3. Okrug neće nadoknaditi zaposleniku troškove u mjeri u kojoj su oni izvan razumnih potreba za ispunjenje poslovne svrhe te prilike.
    
4. Nadređeni koji unaprijed odobri poslovni trošak zaposlenika može nametnuti posebne uvjete za trošak, uključujući, ali ne ograničavajući se na, maksimalni iznos odobren za naknadu.
    
5. Ni u kom slučaju Okrug neće nadoknaditi zaposleniku troškove alkoholnih pića, troškove zabave ili troškove za supružnika, pratioca ili dijete dok je zaposlenik na putovanju. Okrug također neće nadoknaditi nijednom zaposleniku troškove koje Okrug ne može platiti ili snositi prema važećem zakonu. To bi uključivalo troškove kao što su pranje rublja, filmovi, lični telefonski pozivi i grickalice.
    
6. Troškovi za koje je dozvoljena naknada zaposleniku:
    
   1. Odobrena kilometraža do i od funkcija povezanih s Distriktom i između zgrada Distrikta. Kilometraža će se isplaćivati ​​zaposlenicima po važećoj stopi Poreske uprave (IRS). Važeća pravila IRS-a određuju dozvoljenu kilometražu koja se nadoknađuje. Kilometraža je dozvoljena od radnog mjesta zaposlenika do konferencije za razvoj osoblja i nazad do radnog mjesta zaposlenika, ali ne od kuće zaposlenika do konferencije za razvoj osoblja i nazad kući. Kilometraža se ne isplaćuje ako je ukupna pređena kilometraža manja od redovne udaljenosti zaposlenika od kuće do posla.
       
   2. Obroci, plus napojnice, ne više od 75 dolara dnevno. Kada je obrok uključen u registraciju za događaj ili je plaćen iz drugog izvora, nadoknada troškova za taj obrok nije dozvoljena. Za svaki obrok koji košta više od 10 dolara potreban je račun.
       
   3. Odobreni kopneni prijevoz i drugi dozvoljeni sporedni troškovi nastali tokom putovanja u ime Distrikta. Preporučuje se korištenje najjeftinijeg oblika kopnenog prijevoza. Izuzeci su dozvoljeni kada okolnosti poput lokacije, udaljenosti ili prezentacijskih materijala nalažu korištenje taksija ili iznajmljenog automobila.
       
   4. Cijena komercijalnog smještaja ne smije prelaziti cijenu jednokrevetne sobe, osim ako dva zaposlenika ne koriste istu sobu.
       
   5. Troškovi nastali za internet priključak bit će nadoknađeni samo ako su nastali zbog školskih poslova i samo ako ih unaprijed odobri nadzorni administrator.
       
   6. Komercijalni prijevoz ne smije prelaziti cijenu "autobusne" avio karte. Ako se umjesto komercijalnog zračnog prijevoza koristi lično vozilo, zaposlenicima će biti nadoknađeni stvarno nastali troškovi koji ne prelaze cijenu "autobusne" avio karte.
       
   7. Avans za putovanje: Okrug je ovlašten unaprijed platiti zaposlenicima troškove sastanaka ili putovanja. Takav avans je ograničen na očekivane troškove registracije, prijevoza i smještaja. Svaki zahtjev mora odobriti nadzornik ili imenovana osoba, a mora biti potkrijepljen računima nakon odobrenog putovanja.
       
   8. Jeftine artikle koji koštaju 100 dolara ili manje nije praktično kupiti putem okružne narudžbenice.
       
   9. Hitne kupovine za koje uobičajeni proces kupovine nije pravovremen.