I. SVRHA

Svrha ove politike je uspostavljanje procedura koje se odnose na vođenje evidencije Školskog odbora i objavljivanje njegovih službenih zapisnika.

II. OPŠTA IZJAVA O POLITICI

Politika Školskog okruga je da vodi svoje evidencije kako bi bile dostupne za uvid široj javnosti i da osigura objavljivanje svojih službenih postupaka u skladu sa zakonom.

III. VOĐENJE ZAPISNIKA I EVIDENCIJA

1. Sekretar, ili imenovana osoba, vodit će i održavati trajne evidencije Odbora, uključujući zapisnike sa sastanaka školskog odbora i druge potrebne evidencije Odbora. Svi glasovi održani na sastancima koji moraju biti otvoreni za javnost u skladu sa Zakonom o otvorenim sastancima Minnesote, bit će zabilježeni u dnevniku koji se vodi u tu svrhu. Javni zapisi koje vodi Distrikt bit će dostupni na uvid javnosti tokom redovnog radnog vremena Distrikta. Zapisnici sa sastanaka bit će dostupni na uvid u administrativnim uredima Distrikta, nakon što ih odobri Odbor. Zapisnike sa sastanka školskog odbora odobrit će ili izmijeniti Odbor na sljedećem sastanku, što će se odraziti u službenom postupku tog sljedećeg sastanka.
    
2. Snimci zatvorenih sastanaka
    
   1. Svi zatvoreni sastanci, osim onih zatvorenih u skladu sa advokatskom tajnom, moraju se elektronski snimati o trošku Distrikta. Snimci zatvorenih sastanaka će se praviti odvojeno od snimaka otvorenog sastanka, u mjeri u kojoj se takvi sastanci snimaju. Ako je sastanak zatvoren radi rasprave o više od jednog pitanja, svako pitanje će se snimati odvojeno.
       
   2. Snimke zatvorenih sastanaka Distrikt će čuvati u sljedećim vremenskim periodima:
      1. Sastanci zatvoreni za raspravu o strategiji pregovora o radu čuvaju se dvije (2) godine nakon potpisivanja ugovora.
          
      2. Sastanci zatvoreni za raspravu o sigurnosnim pitanjima čuvaju se najmanje četiri (4) godine.
          
      3. Sastanci zatvoreni za raspravu o kupovini ili prodaji imovine čuvaju se najmanje osam (8) godina nakon datuma sastanka.
          
      4. Sve ostale zatvorene sastanke Školski okrug će čuvati najmanje tri (3) godine nakon datuma sastanka.
          
      5. Nakon isteka gore navedenih rokova, snimci zatvorenih sastanaka će se čuvati kako je navedeno u Rasporedu čuvanja dokumentacije Školskog okruga.
          
   3. Snimci zatvorenih sastanaka će biti klasifikovani od strane Distrikta kao zaštićeni nejavni podaci kojima javnost ili bilo koji subjekt podataka ne može pristupiti, uz sljedeće izuzetke:

1. Snimci sastanaka o strategiji pregovora o radu bit će klasificirani kao javni podaci i dostupni javnosti nakon što Distrikt potpiše sve ugovore o radu za tekući budžetski period.
    
2. Snimci sastanaka vezanih za kupovinu ili prodaju imovine klasifikuju se kao javni podaci i stavljaju se na raspolaganje javnosti nakon što je sva nepokretna ili pokretna imovina o kojoj se raspravljalo na sastanku kupljena ili prodata ili nakon što je Distrikt odustao od kupovine ili prodaje.
    
3. Snimci bilo kojih drugih zatvorenih sastanaka bit će klasificirani i/ili objavljeni prema sudskom nalogu.

4. Snimci zatvorenih sastanaka čuvaju se odvojeno od snimaka otvorenih sastanaka, u mjeri u kojoj Distrikt čuva snimke otvorenih sastanaka, s izuzetkom snimaka koji su klasificirani kao javni podaci kako je navedeno u Odjeljku III.B.3. iznad. Snimci zatvorenih sastanaka klasificirani kao nejavni podaci također se čuvaju na sigurnoj lokaciji, odvojeno od snimaka klasificiranih kao javni podaci.
    
5. Snimci zatvorenih sastanaka moraju se čuvati na način koji omogućava lako prepoznavanje klasifikacije podataka snimka. Snimci moraju biti identificirani najmanje sljedećim informacijama:

a. Datum zatvorenog sastanka;

b. Osnova na kojoj je sastanak zaključen (npr. strategija pregovora o radu, kupovina ili prodaja nekretnina, obrazovni podaci itd.); i

c. Klasifikacija podataka.

6. Snimci zatvorenih sastanaka vezanih za strategiju pregovora o radu i kupovinu ili prodaju imovine održavat će se i pratiti na način koji reklasifikuje snimak kao javan nakon nastanka događaja koji reklasifikuje te podatke kako je navedeno u Odjeljku III.B.3. iznad.

IV. OBJAVLJIVANJE SLUŽBENIH ZAPISNIKA

1. Odbor će osigurati da se njegovi službeni zapisnici objave jednom u službenim novinama Distrikta u roku od trideset (30) dana od sastanka na kojem su se zapisnici održali; međutim, ako Odbor održava redovne sastanke ne više od jednom svakih trideset (30) dana, Odbor ne mora objavljivati ​​zapisnike do deset (10) dana nakon što ih je odobrio.
    
2. Zapisnik koji se objavljuje mora biti dovoljno potpun da bi se pravedno prikazao postupak. Mora sadržavati suštinu svih službenih radnji koje je Odbor poduzeo na bilo kojoj redovnoj ili posebnoj sjednici, a najmanje mora sadržavati predmet prijedloga, osobe koje su podnijele i podržale prijedlog, popis kako je svaki prisutni član glasao o prijedlogu, karakter predloženih rezolucija, uključujući kratak opis njihove teme i da li su usvojene ili odbijene. Zapisnik i stalna dokumentacija Odbora mogu sadržavati više detalja nego što je potrebno objaviti uz službeni postupak. Ako Odbor još nije odobrio postupak, objavljeni postupak može odražavati tu činjenicu.
    
3. Zapisnik koji se objavljuje može biti sažetak bitnih elemenata postupka i/ili rezolucija i drugih službenih radnji Odbora. Takav sažetak mora biti napisan na jasan i koherentan način i, u najvećoj mogućoj mjeri, izbjegavati upotrebu tehničkih ili pravnih termina koji nisu općenito poznati javnosti. Prilikom objavljivanja sažetka, publikacija mora jasno naznačiti da je objavljeni materijal samo sažetak i da je puni tekst dostupan na javni uvid u administrativnim uredima Distrikta te da je kopija zapisnika, osim priloga uz zapisnik, dostupna besplatno u uredima Distrikta ili putem standardne ili elektronske pošte.