Politika 710 - Čuvanje javnih zapisa
I. SVRHA
Politika Školskog okruga Minnetonka je da se njegovi zapisi, uključujući i papirne i elektronske, čuvaju samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjavanje zakonskih, revizorskih i upravljačkih zahtjeva, u skladu s Općim rasporedom čuvanja zapisa Školskog okruga države Minnesota. U svakom slučaju, službeni periodi čuvanja moraju biti što kraći kako bi se minimiziralo korištenje dragocjenog prostora, promovirala efikasnost, pomoglo u svakodnevnom radu Okruga i smanjili troškovi skladištenja nepotrebnih zapisa.
II. OPŠTA IZJAVA O POLITICI
Član 138.17 Statuta Minnesote pruža plan za upravljanje vladinim evidencijama dajući kontinuirano ovlaštenje za odlaganje evidencije. Prvo, Školski odbor mora usvojiti cijeli ili dio Općeg rasporeda čuvanja evidencije Školskog okruga. Nakon što se to učini, Okrug mora podnijeti obrazac Obavještenja o usvajanju Komisiji za odlaganje evidencije. Historijsko društvo Minnesote će potpisati i vratiti obrazac Obavještenja o usvajanju Okrugu. U tom trenutku Okrug će imati ovlaštenje da odlaže evidenciju u skladu s rasporedom.
Periodi čuvanja navedeni u rasporedu predstavljaju minimalno vrijeme čuvanja zapisa. Nakon što se taj period čuvanja dostigne, zapisi se mogu uništiti ili prenijeti u Državni arhiv, kako je naznačeno u rasporedu. Ako neke serije zapisa treba čuvati duže od navedenog perioda čuvanja, tada treba uspostaviti politiku zgrade ili odjela za te zapise.
Zapisi označeni u rasporedu kao arhivski ne smiju se prenijeti lokalnom historijskom društvu, muzeju, javnoj biblioteci ili zainteresiranoj osobi bez posebne pismene dozvole Državnog arhivista Historijskog društva Minnesote.
Čuvanje navedeno u rasporedu odnosi se na bilo koji oblik zapisa (papir, kompjuterska traka ili disk, mikrofilm, itd.). Međutim, ako se donese odluka o promjeni oblika zapisa (na primjer, mikrofilmovanje papirnog zapisa), originalni zapis MOŽE se ne odobriti za uništavanje. Ako se razmatra promjena oblika zapisa, kontaktirajte Historijsko društvo Minnesote, Odjel za državni arhiv.
Zapisi koji se uništavaju prema općem rasporedu moraju se prijaviti Odjelu za administraciju Minnesote i Historijskom društvu Minnesote (MS 138.17, Pod.7). U tu svrhu koristite kopiju „Izvještaja o uništavanju zapisa“.
Zapisi koji nisu navedeni u rasporedu ne mogu se uništiti bez podnošenja „Zahtjeva za ovlaštenje za uništavanje zapisa“ ili Rasporeda čuvanja zapisa u Minnesoti.
Duplikate nije potrebno čuvati.
Navedeni rok čuvanja predstavlja minimalni period u kojem se zapis mora čuvati.