Da biste pregledali javne podatke ili zatražili kopije javnih podataka koje održava Školski okrug Minnetonka, podnesite svoj zahtjev online ili podnesite pisani zahtjev ovlaštenoj osobi za javne podatke na data.requests@minnetonkaschools.org . Korištenje obrasca zahtjeva za podatke je poželjno, ali nije obavezno. Pismeni zahtjev možete podnijeti i poštom. Ako odlučite da ne koristite obrazac zahtjeva za podatke, vaš pisani zahtjev treba da sadrži:

• Da podnosite zahtjev u skladu sa Zakonom o praksama obrade podataka (Statut Minnesote, Poglavlje 13);
• Da li želite da pregledate podatke, imate kopije podataka ili oboje;
• Jasan opis podataka koje želite pregledati ili kopirati, uključujući i vremenski raspon za podatke.

Prije ispunjavanja zahtjeva, Distrikt vas može kontaktirati iz sljedećih razloga:

• Da zatražite pojašnjenje ili dodatne informacije koje će pomoći u ispunjenju zahtjeva;
• Razgovarati o opcijama za poboljšanje upravljivosti zahtjeva;
• Da vas obavijestimo da li zahtjev može uključivati naknadu ili zahtijevati plaćanje unaprijed.

Ako zatražite pristup u svrhu inspekcije, Distrikt neće naplatiti naknadu niti će od vas zahtijevati plaćanje naknade.

Da bi ispunio zahtjev, Distrikt će učiniti jedno od sljedećeg:

1. Ako Distrikt nema podatke, službenik za postupke s podacima će vas obavijestiti što je prije moguće.
2. Ako Distrikt posjeduje podatke, ali ti podaci nisu javni, službenik za postupke s podacima će vas obavijestiti što je prije moguće i pismeno navesti zakonsko ovlaštenje za odluku o uskraćivanju objavljivanja podataka.
3. Ako Distrikt posjeduje podatke, a ti podaci su javni, Distrikt će odgovoriti na zahtjev na odgovarajući i brz način, u razumnom roku, tako što će učiniti jedno od sljedećeg:
   • Zakažite datum, vrijeme i mjesto za besplatni pregled podataka.
   • Dostavite kopije podataka što je prije razumno moguće po navedenoj cijeni.

Možete odabrati da preuzmete kopije ili da vam ih pošaljemo po navedenoj cijeni.

Zakon o praksama upravljanja podacima vlade Minnesote ne zahtijeva kreiranje ili prikupljanje novih podataka kao odgovor na zahtjev za podacima, niti je Distrikt obavezan da dostavi podatke u određenom obliku ili aranžmanu ako se ne čuvaju u tom obliku ili aranžmanu. Podaci pripremljeni za inspekciju obično se uvijek štampaju u fizičkom obliku.

Zakon o praksama upravljanja podacima vlade Minnesote ne zahtijeva od Distrikta da odgovori na pitanja koja nisu zahtjevi za podacima. Ipak, možete tražiti da saznate značenje podataka koji su preuzeti. 

Ako zatražite elektronske ili štampane kopije podataka, Službenik za postupke s podacima može od vas zahtijevati da platite stvarne troškove pretraživanja i preuzimanja vladinih podataka, uključujući troškove vremena zaposlenika, te troškove izrade, ovjere i slanja kopija podataka.

Međutim, ako se traži 100 ili manje stranica papirnih kopija, stvarni troškovi se neće koristiti, već Distrikt može naplatiti najviše 0,25 dolara za svaku kopiranu stranicu.

Za zahtjeve koji ukupno prelaze 100 stranica, Distrikt može naplatiti „stvarne troškove“ za izradu podataka, plus cijenu po stranici za svaku proizvedenu papirnu kopiju.

• „Stvarni troškovi“ za izradu javnih podataka dužih od 100 stranica izračunavaju se primjenom najniže satnice člana osoblja koji je ovlašten za rukovanje takvim podacima za:
  • Pretraga i preuzimanje podataka (ako podnosilac zahtjeva nije subjekt podataka).
  • Izrada, certificiranje, sortiranje i slanje podataka poštom.

Za osobe koje JESU predmet traženih podataka:

Podaci o vama
Zakon o praksama upravljanja podacima vlade Minnesote kaže da subjekti podataka imaju određena prava u vezi s tim da vladina institucija prikuplja, kreira i čuva vladine podatke o njima.  Vi ste subjekt podataka kada vas je moguće identifikovati iz tih podataka.  Vladini podaci su termin koji označava sve zabilježene informacije koje posjeduje vladina institucija, uključujući papir, e-poštu, CD-ROM-ove, fotografije itd.

Klasifikacija podataka o vama
Zakon o praksama podataka pretpostavlja da su svi vladini podaci javni, osim ako državni ili savezni zakon ne kaže da podaci nisu javni.  Podaci o vama su, prema državnom zakonu, klasifikovani kao javni, privatni ili povjerljivi.  Pogledajte primjere ispod.

Javni podaci
Moramo dati javne podatke svakome ko ih zatraži; nije važno ko traži podatke ili zašto.

Privatni podaci
Ne možemo dati privatne podatke široj javnosti, ali imate pristup kada se podaci odnose na vas.  Vaše privatne podatke možemo podijeliti s vama, s nekim ko ima vašu dozvolu, sa osobljem Distrikta kojem su podaci potrebni za obavljanje posla, te kako je dozvoljeno zakonom ili sudskim nalogom.

Povjerljivi podaci
Povjerljivi podaci imaju najveću zaštitu.  Ni javnost ni vi ne možete dobiti pristup čak ni kada se povjerljivi podaci odnose na vas.  Možemo podijeliti povjerljive podatke o vama sa osobljem Distrikta kojem su ti podaci potrebni za obavljanje posla i drugima, kako je dozvoljeno zakonom ili sudskim nalogom.  Ne možemo vam dati pristup povjerljivim podacima.

Vaša prava prema Zakonu o postupanju s podacima

Vaš pristup vašim podacima
Imate pravo besplatnog pregleda (inspekcija) javnih i privatnih podataka koje čuvamo o vama.  Također imate pravo dobiti kopije javnih i privatnih podataka o vama.  Zakon o praksama obrade podataka nam dozvoljava da naplaćujemo kopije.  Imate pravo besplatnog pregleda podataka prije nego što odlučite zatražiti kopije.

Također, ako pitate, reći ćemo vam da li čuvamo podatke o vama i da li su ti podaci javni, privatni ili povjerljivi.

Ako ste roditelj, imate pravo pregledati i dobiti kopije javnih i privatnih podataka o svojoj maloljetnoj djeci (mlađoj od 18 godina).  Ako ste zakonski imenovani staratelj, imate pravo pregledati i dobiti kopije javnih i privatnih podataka o osobi kojoj ste imenovani staratelj.

Kada prikupljamo podatke od vas
Kada od studenata ili zaposlenika tražimo da daju podatke o sebi na disciplinskom sastanku koji nije javan, moramo ih o tome obavijestiti.  U ovom slučaju, tObavještenje se naziva upozorenje „Tennessen“. Obavještenje kontroliše šta radimo s podacima koje prikupljamo od vas. Obično možemo koristiti i objavljivati podatke samo na načine opisane u obavještenju. Ostali nejavni podaci koje prikupljamo o zaposlenima uključuju ocjene učinka, prijave za posao itd. U slučaju učenika, ocjene, izvještaji o specijalnom obrazovanju i zahtjevi za zadatke su primjeri nejavnih podataka.

Tražit ćemo vašu pismenu dozvolu ako budemo trebali koristiti ili otkriti vaše privatne podatke na drugačiji način ili ako nas zamolite da otkrijemo podatke drugoj osobi.  Ova dozvola se naziva informirani pristanak.  Ako želite da podatke objavimo drugoj osobi, možete koristiti obrazac za pristanak.

Zaštita vaših podataka
Zakon o postupanju s podacima od nas zahtijeva da zaštitimo vaše podatke. Uspostavili smo odgovarajuće zaštitne mjere kako bismo osigurali sigurnost vaših podataka. U slučaju da utvrdimo da je došlo do kršenja sigurnosti i da je neovlaštena osoba dobila pristup vašim podacima, obavijestit ćemo vas u skladu sa zakonom.

Kada su vaši podaci netačni i/ili nepotpuni
Imate pravo osporiti tačnost i/ili potpunost javnih i privatnih podataka o vama. Također imate pravo žalbe na našu odluku. Ako ste maloljetni, vaš roditelj ili staratelj ima pravo osporiti podatke o vama.

Kako zatražiti svoje podatke

Da biste pregledali podatke ili zatražili kopije podataka koje Distrikt čuva o vama, vašoj maloljetnoj djeci ili osobi za koju ste imenovani zakonski staratelj, podnesite pisani zahtjev službeniku za usklađenost s postupkom obrade podataka Distrikta. Zahtjev možete podnijeti poštom ili e-poštom.

Vaš pisani zahtjev treba da sadrži:

• Da podnosite zahtjev u skladu sa Zakonom o praksama obrade podataka (Statut Minnesote, Poglavlje 13), kao subjekt podataka, za podatke o vama;
• Da li želite da pregledate podatke, imate kopije podataka ili oboje;
• Jasan opis podataka koje želite pregledati ili kopirati;
• Podaci o identitetu koji dokazuju da ste vi subjekt podataka ili roditelj ili staratelj subjekta podataka; i
• Vaša poštanska adresa (ako podatke nećete prikupljati lično).

Školski okrug zahtijeva dokaz o vašem identitetu (važeći državni identifikacijski dokument kao što je vozačka dozvola, vojna knjižica ili pasoš) prije nego što možemo odgovoriti na vaš zahtjev za podacima. Ako tražite podatke o svom maloljetnom djetetu, morate pokazati dokaz da ste roditelj maloljetnika. Ako ste staratelj, morate pokazati pravnu dokumentaciju o vašem starateljstvu.

Ako niste u mogućnosti lično predočiti identifikacijski dokument, morate dostaviti ovjerene kopije kod notara ili ovjerene kopije. Takvi identifikacijski dokumenti se dostavljaju uz vaš zahtjev.

Distrikt neće prenositi privatne podatke elektronskim putem ni pod kojim okolnostima.

Kako odgovaramo na zahtjev za podacima

Nakon što podnesete pismeni zahtjev, obradit ćemo ga. Ako nije jasno koje podatke tražite, zatražit ćemo od vas pojašnjenje.

• Ukoliko ne posjedujemo podatke, obavijestit ćemo vas pismeno u roku od 10 radnih dana.
• Ako imamo podatke, ali su ti podaci povjerljivi ili privatni podaci koji se ne odnose na vas, obavijestit ćemo vas pismeno u roku od 10 radnih dana i navesti koji konkretan zakon kaže da ne možete pristupiti podacima.
• Ako posjedujemo podatke, a ti podaci su javni ili privatni podaci o vama, odgovorit ćemo na vaš zahtjev u roku od 10 radnih dana, na jedan od sljedećih načina:
  • Zakažite datum, vrijeme i mjesto za besplatan pregled podataka, ako je vaš zahtjev pregled podataka
  • Dostavit ćemo vam kopije podataka u roku od 10 radnih dana. Možete odabrati da preuzmete svoje kopije ili ćemo vam ih poslati poštom. Također ćemo vam omogućiti plaćanje kopija unaprijed.
• Školski okrug može naplatiti subjektima podataka kopije vladinih podataka. Ove naknade su odobrene prema Statutu Minnesote, član 13.04, pododstavak 3.
  • 100 ili manje stranica crno-bijelih, papirnih kopija formata Letter ili Legal mogu koštati 25 centi za jednostranu kopiju ili 50 centi za dvostranu kopiju. Cijena za većinu ostalih vrsta kopija je stvarni trošak izrade i ovjere kopija. Prilikom određivanja stvarnih troškova izrade kopija, uzimamo u obzir vrijeme zaposlenika, cijenu materijala na koji kopiramo podatke (papir, CD, DVD, itd.) i troškove poštarine (ako ih ima). Ako je vaš zahtjev za kopije podataka koje ne možemo sami reproducirati, kao što su fotografije, naplatit ćemo vam stvarni trošak koji moramo platiti vanjskom dobavljaču za kopije.

Školski okrug će odustati od naplate ako su troškovi pružanja podataka manji od troškova obrade plaćanja.

Nakon što vam omogućimo pristup vašim podacima, ne moramo vam ih ponovo prikazivati u roku od 6 mjeseci, osim ako ne dođe do spora ili ako prikupimo ili kreiramo nove podatke o vama.

Ako ne razumijete neke od podataka (tehničke, skraćenice ili akronime), molimo vas da nas obavijestite. Dat ćemo vam objašnjenje ako zatražite.

Zakon o praksama obrade podataka ne zahtijeva od nas da kreiramo ili prikupljamo nove podatke kao odgovor na zahtjev za podacima ako već nemamo te podatke, ili da dostavimo podatke u određenom obliku ili aranžmanu ako ne čuvamo podatke u tom obrascu ili aranžmanu. (Na primjer, ako su podaci koje tražite samo na papiru, nismo obavezni da kreiramo elektronske dokumente kako bismo odgovorili na vaš zahtjev.) Ako pristanemo da kreiramo podatke kao odgovor na vaš zahtjev, sarađivat ćemo s vama na detaljima vašeg zahtjeva, uključujući troškove i vrijeme odgovora.

Osim toga, prema Zakonu o postupanju s podacima, nismo obavezni odgovoriti na pitanja koja nisu zahtjevi za podacima.

Saglasnost za objavljivanje podataka

Ako želite da otkrijete svoje lične podatke, bilo sebi ili trećoj strani, molimo vas da popunite obrazac za saglasnost ispod.

Ako imate bilo kakvo pitanje o ovom obrascu saglasnosti ili biste željeli dodatna objašnjenja prije nego što ga potpišete, obratite se službeniku za usklađenost s pravilima o podacima u javnim školama Minnetonke.

Obrazac saglasnosti za objavljivanje podataka