Da biste pregledali javne podatke ili zatražili kopije javnih podataka koje održava školski okrug Minnetonka, pošaljite svoj zahtjev putem interneta ili podnesite pismeni zahtjev ovlaštenom za javne podatke na data.requests@minnetonkaschools.org.  Korištenje obrasca zahtjeva za podatke je poželjno, ali nije obavezno. Također možete podnijeti svoj pismeni zahtjev putem pošte. Ako odlučite da ne koristite obrazac zahtjeva za podatke, vaš pismeni zahtjev treba sadržavati:

• Da pravite zahtjev prema Zakonu o praksi podataka, (Statut Minnesote, poglavlje 13);
• Bilo da želite pregledati podatke, imati kopije podataka ili oboje;
• Jasan opis podataka koje želite pregledati ili kopirati, uključujući datumski raspon podataka.

Prije ispunjavanja zahtjeva, Distrikt vas može kontaktirati iz sljedećih razloga:

• Da zatražite pojašnjenje ili dodatne informacije koje će pomoći u ispunjavanju zahtjeva;
• Da razgovaramo o opcijama za poboljšanje upravljivosti zahtjeva;
• Da vas obavijestim ako zahtjev može uključivati naknadu ili zahtijevati plaćanje unaprijed.

Ako zatražite pristup u svrhu inspekcije, Distrikt neće procijeniti naknadu niti zahtijevati od vas da platite naknadu.

Da bi ispunio zahtjev, Distrikt će učiniti jedno od sljedećeg:

1. Ako Distrikt nema podatke, službenik za praksu podataka će vas obavijestiti što je prije moguće.
2. Ako Distrikt ima podatke, ali podaci nisu javni, službenik za praksu podataka će vas obavijestiti što je prije moguće i navesti u pisanoj formi zakonsko ovlaštenje za odluku o uskraćivanju objavljivanja podataka.
3. Ako Distrikt ima podatke, a podaci su javni, Distrikt će odgovoriti na zahtjev na odgovarajući način i brzo, u razumnom vremenskom periodu, čineći jedno od sljedećeg:
   • Dogovorite datum, vrijeme i mjesto za pregled podataka bez naknade.
   • Osigurajte kopije podataka što je prije razumno moguće po navedenoj cijeni.

Možete odabrati da pokupite kopije, ili da ih pošaljete po navedenoj stopi.

Zakon o praksi podataka vlade Minnesote ne zahtijeva stvaranje ili prikupljanje novih podataka kao odgovor na zahtjev za podacima, niti je Distrikt dužan pružiti podatke u određenom obliku ili aranžmanu ako se ne čuva u tom obliku ili aranžmanu. Podaci pripremljeni za inspekciju obično se uvijek štampaju kao tiskana kopija.

Zakon o praksi podataka vlade Minnesote ne zahtijeva od Distrikta da odgovori na pitanja koja nisu zahtjevi za podacima. Ipak, možete tražiti da saznate značenje podataka koji su preuzeti. 

Ako zatražite elektronske ili štampane kopije podataka, službenik za praksu podataka može zahtijevati od vas da platite stvarne troškove traženja i dohvaćanja vladinih podataka, uključujući troškove vremena zaposlenika, te za izradu, certificiranje i slanje kopija podataka.

Međutim, ako se zatraži 100 ili manje stranica papirnatih kopija, stvarni troškovi se neće koristiti, a umjesto toga, Distrikt može naplatiti ne više od 0,25 dolara za svaku kopiranu stranicu.

Za zahtjeve koji ukupno imaju više od 100 stranica, Distrikt može naplatiti "stvarne troškove" za proizvodnju podataka, plus trošak po stranici za svaku proizvedenu papirnu kopiju.

• "Stvarni troškovi" za proizvodnju javnih podataka od više od 100 stranica izračunavaju se primjenom najniže satnice člana osoblja koji je ovlašten za rukovanje takvim podacima za:
  • Traženje i dohvaćanje podataka (ako podnositelj zahtjeva nije subjekt podataka).
  • Izrada, certificiranje, sortiranje i slanje podataka.

Za osobe koje su predmet traženih podataka:

Podaci o tebi
Zakon o praksi podataka vlade Minnesote kaže da subjekti podataka imaju određena prava vezana za vladino tijelo koje prikuplja, stvara i čuva vladine podatke o njima.  Vi ste subjekt podataka kada možete biti identificirani iz podataka.  Vladini podaci su pojam koji označava sve snimljene informacije koje vladino tijelo ima, uključujući papir, e-poštu, CD-ROM-ove, fotografije, itd.

Klasifikacija podataka o vama
Zakon o praksi podataka pretpostavlja da su svi vladini podaci javni, osim ako državni ili savezni zakon ne kaže da podaci nisu javni.  Podaci o vama su klasificirani državnim zakonom kao javni, privatni ili povjerljivi.  Pogledajte dolje za primjere.

Javni podaci
Moramo dati javne podatke svakome tko pita; Nije važno ko traži podatke ili zašto.

Privatni podaci
Ne možemo dati privatne podatke široj javnosti, ali imate pristup kada su podaci o vama.  Možemo podijeliti vaše privatne podatke s vama, s nekim tko ima vašu dozvolu, s osobljem Distrikta kojem su podaci potrebni za obavljanje svog posla i kako je dopušteno zakonom ili sudskim nalogom.

Povjerljivi podaci
Povjerljivi podaci imaju najveću zaštitu.  Ni javnost ni vi ne možete dobiti pristup čak i kada su povjerljivi podaci o vama.  Možemo podijeliti povjerljive podatke o vama s osobljem Distrikta kojem su podaci potrebni za obavljanje svog posla i drugima kako je dopušteno zakonom ili sudskim nalogom.  Ne možemo vam dati pristup povjerljivim podacima.

Vaša prava prema Zakonu o praksi podataka

Vaš pristup vašim podacima
Imate pravo da besplatno pregledate javne i privatne podatke koje čuvamo o vama.  Također imate pravo dobiti kopije javnih i privatnih podataka o vama.  Zakon o praksi podataka dopušta nam da naplaćujemo kopije.  Imate pravo pogledati podatke, besplatno, prije nego što odlučite zatražiti kopije.

Također, ako pitate, reći ćemo vam da li čuvamo podatke o vama i da li su podaci javni, privatni ili povjerljivi.

Ako ste roditelj, imate pravo pogledati i dobiti kopije javnih i privatnih podataka o vašoj maloljetnoj djeci (mlađoj od 18 godina).  Ako ste zakonski imenovani staratelj, imate pravo pogledati i dobiti kopije javnih i privatnih podataka o pojedincu za kojeg ste imenovani skrbnikom.

Kada prikupljamo podatke od vas
Kada tražimo od studenata ili zaposlenika da daju podatke o sebi na disciplinskom sastanku koji nije javan, moramo dati obavijest.  U ovom slučaju, tObavijest se zove "Tennessen" upozorenje. Obavijest kontrolira što radimo s podacima koje prikupljamo od vas. Obično možemo koristiti i objaviti podatke samo na načine opisane u obavijesti. Ostali nejavni podaci koje prikupljamo o zaposlenicima uključuju procjene učinka, prijave za posao, itd. U slučaju učenika, ocjene, izvještaji o specijalnom obrazovanju, zahtjevi za dodjelu su primjeri nejavnih podataka.

Tražit ćemo vašu pismenu dozvolu ako trebamo koristiti ili objaviti privatne podatke o vama na drugačiji način, ili ako tražite od nas da objavimo podatke drugoj osobi.  Ova dozvola se zove informirani pristanak.  Ako želite da objavimo podatke drugoj osobi, možete koristiti Obrazac za pristanak.

Zaštita vaših podataka
Zakon o praksi podataka zahtijeva od nas da zaštitimo vaše podatke.  Uspostavili smo odgovarajuće zaštitne mjere kako bismo osigurali da su vaši podaci sigurni.  U nesretnom slučaju da utvrdimo da je došlo do kršenja sigurnosti i da je neovlaštena osoba dobila pristup vašim podacima, obavijestit ćemo vas kako to zahtijeva zakon.

Kada su vaši podaci netočni i/ili nepotpuni
Imate pravo osporiti tačnost i/ili potpunost javnih i privatnih podataka o vama.  Takođe imate pravo da se žalite na našu odluku.  Ako ste maloljetnik, vaš roditelj ili staratelj ima pravo osporiti podatke o vama.

Kako zatražiti svoje podatke

Da biste pregledali podatke ili zatražili kopije podataka koje Distrikt čuva o vama, vašoj maloljetnoj djeci ili osobi za koju ste imenovani zakonskim starateljem, podnesite pismeni zahtjev službeniku za usklađenost s praksom podataka Distrikta.  Zahtjev možete poslati poštom ili e-poštom.

Vaš pismeni zahtjev treba sadržavati:

• Da podnosite zahtjev prema Zakonu o praksi podataka, (Statut Minnesote, poglavlje 13), kao subjekt podataka, za podatke o vama;
• Bilo da želite pregledati podatke, imati kopije podataka ili oboje;
• Jasan opis podataka koje želite pregledati ili kopirati;
• Informacije o identitetu koje dokazuju da ste subjekt podataka, ili roditelj ili staratelj subjekta podataka; i
• Vaša poštanska adresa (ako nećete lično prikupljati podatke).

Školski okrug zahtijeva dokaz o vašem identitetu (važeća državna lična karta kao što je vozačka dozvola, vojna iskaznica ili pasoš) prije nego što možemo odgovoriti na vaš zahtjev za podacima.  Ako tražite podatke o svom maloljetnom djetetu, morate pokazati dokaz da ste roditelj maloljetnika.  Ako ste staratelj, morate pokazati pravnu dokumentaciju vašeg starateljstva.

Ako niste u mogućnosti osobno predočiti identifikaciju, morate dostaviti ili ovjerene ili ovjerene kopije. Takve osobne iskaznice se dostavljaju zajedno s vašim zahtjevom.

Distrikt ni pod kojim okolnostima neće prenositi privatne podatke elektronskim putem.

Kako odgovaramo na zahtjev za podacima

Nakon što podnesete svoj pismeni zahtjev, radit ćemo na obradi vašeg zahtjeva.  Ako nije jasno koje podatke tražite, tražit ćemo od vas pojašnjenje.

• Ako nemamo podatke, obavijestit ćemo vas pismeno u roku od 10 radnih dana.
• Ako imamo podatke, ali su podaci povjerljivi ili privatni podaci koji nisu o vama, obavijestit ćemo vas u pisanoj formi u roku od 10 radnih dana i navesti koji određeni zakon kaže da ne možete pristupiti podacima.
• Ako imamo podatke, a podaci su javni ili privatni podaci o vama, odgovorit ćemo na vaš zahtjev u roku od 10 radnih dana, čineći jedno od sljedećeg:
  • Dogovorite datum, vrijeme i mjesto za pregled podataka, besplatno, ako je vaš zahtjev da pogledate podatke
  • Dostaviti vam kopije podataka u roku od 10 radnih dana.  Možete odabrati da pokupite svoje kopije, ili ćemo vam ih poslati poštom. Također ćemo organizirati da unaprijed platite kopije.
• Školski okrug može naplatiti subjektima podataka za kopije vladinih podataka.  Ove optužbe su odobrene prema Statutu Minnesote, odjeljak 13.04, subd. 3.
  • 100 ili manje stranica crno-bijelih, pismenih ili pravnih kopija može koštati 25 centi za jednostranu kopiju, ili 50 centi za dvostranu kopiju. Naknada za većinu drugih vrsta kopija je stvarni trošak izrade i certificiranja kopija.   U određivanju stvarnih troškova izrade kopija, mi uzimamo u obzir vrijeme zaposlenika, troškove materijala na koji kopiramo podatke (papir, CD, DVD, itd.) i troškove slanja (ako ih ima).  Ako je vaš zahtjev za kopije podataka koje ne možemo sami reproducirati, kao što su fotografije, naplatit ćemo vam stvarni trošak koji moramo platiti vanjskom dobavljaču za kopije.

Školski okrug će se odreći naknada ako su troškovi pružanja podataka manji od troškova obrade plaćanja.

Nakon što smo vam omogućili pristup podacima o vama, ne moramo vam ponovo pokazivati podatke 6 mjeseci, osim ako ne postoji spor ili prikupimo ili stvorimo nove podatke o vama.

Ako ne razumijete neke podatke (tehničke, skraćenice ili akronime), molimo vas da nas obavijestite.  Dat ćemo vam objašnjenje ako pitate.

Zakon o praksi podataka ne zahtijeva od nas da kreiramo ili prikupljamo nove podatke kao odgovor na zahtjev za podacima ako već nemamo podatke, ili da pružimo podatke u određenom obliku ili aranžmanu ako ne čuvamo podatke u obliku ili aranžmanu.  (Na primjer, ako su podaci koje tražite samo na papiru, nismo obavezni da kreiramo elektronske dokumente da bismo odgovorili na vaš zahtjev.)  Ako se složimo da kreiramo podatke kao odgovor na vaš zahtjev, radit ćemo s vama na detaljima vašeg zahtjeva, uključujući troškove i vrijeme odgovora.

Osim toga, nismo obavezni prema Zakonu o praksi podataka da odgovaramo na pitanja koja nisu zahtjevi za podacima.

Pristanak na objavljivanje podataka

Ako želite objaviti svoje lične podatke, bilo sebi ili vanjskoj strani, molimo vas da popunite obrazac za pristanak ispod.

Ako imate pitanja o bilo čemu na ovom obrascu za pristanak ili želite više objašnjenja prije nego što ga potpišete, obratite se službeniku za usklađenost s praksom podataka javnih škola u Minnetonki.

Obrazac za pristanak za objavljivanje podataka